Assemblee e Verbali

Come creare un'assemblea

Nell'area Soci e volontari del tuo gestionale puoi trovare anche la voce Assemblee.

Creare un'assemblea è semplicissimo, ti basta premere sulla voce "Crea nuova" e impostare quelli che sono i dati principali della tua riunione dal titolo all'orario.

Iniziando ad impostare la tua riunione hai la possibilità di configurare:

• Nome;
• Tipologia dell'assemblea;
• Numero;
• Data di svolgimento dell'assemblea;
• Orario (di inizio e fine);
• Luogo;

Impostare l'ordine del giorno

Una volta creato l'evento, si può procedere a inserire i dettagli del contenuto dell'assemblea. Difatti, tramite la sezione ordine del giorno puoi inserire e configurare gli argomenti che tratterà la riunione.

Basta cliccare su Aggiungi punto: da qui potrai dare ad ogni sezione un titolo, una descrizione e, anche in seguito, un esito.

Per velocizzare la realizzazione, puoi partire da uno dei modelli che Golee ha realizzato per te:

• Nomina del responsabile SafeGuarding;
• Ammissione nuovi soci;
• Dimissione Soci;
• Approvazione bilancio;
• Varie ed Eventuali.

Una volta creati, i punti sono:

• modificabili -> Puoi correggere o aggiornare il titolo, il contenuto e/o l'esito;
• riordinabili -> Puoi aggiornare l'ordine in cui i punti sono discussi e riportati nel documento;
• duplicabili -> Puoi usare il punto creato precedentemente come modello per apportare piccole modifiche a quello successivo

Se vuoi cancellare il lavoro fatto puoi anche ripartire da zero con il pulsante Resetta!

Come inserire e convocare i partecipanti ad una assemblea

Quando avrete creato e programmato il vostro evento potrete accedere alla sezione partecipanti dell'assemblea e iniziare ad inserire i soci che saranno presenti all'interno della riunione.

Filtra i soci che vuoi visualizzare e selezionali spuntando la casella di fianco al loro nome.

Una volta definiti i partecipanti, è possibile inviare loro la convocazione, con il pulsante Convoca indicato in figura.

La convocazione avviene in 3 semplici punti:

• la Preparazione del messaggio per la convocazione all'assemblea. Il modello predefinito include i dettagli dell'evento e l'OdG definito, ma è completamente personalizzabile nel contenuto.

• l'Allegato del documento di convocazione, che si può scegliere se includere o meno.

• l'Invio email a tutti i soci presenti all'assemblea con email valida.

Come delegare la presenza

Quando i partecipanti sono stati inseriti e convocati, puoi modificare il loro stato per la riunione con le voci presente/assente.

Nel momento in cui un socio non può essere presente puoi premere sui tre puntini che ti danno la possibilità di delegare qualcun altro. Se il socio delega un altro membro per presenziare per lui, questo (una volta indicato) uscirà segnato al di sotto del suo nominativo.

Come creare un verbale

Arrivati al momento della conclusione dell'assemblea, avrai modo di creare un verbale personalizzabile che riassume il tema e gli argomenti trattati durante l'assemblea.

Infine il documento si può generare come PDF o come documento modificabile, nel caso si volesse aggiungere o modificare il testo.