Prenotazione di campi, sale, spazi

Questa funzionalità è in BETA ed è attiva solo per le società che l'hanno richiesta.

Per richiederne l’attivazione, contatta il supporto

Questa funzionalità è inclusa nei piani PLUS e PREMIUM.

Le prenotazioni degli spazi permettono di:

  • rendere prenotabili i campi, le sale e le corsie della società, con orari e durate che decidi tu;
  • far prenotare gli orari liberi ai tesserati direttamente dall'app;
  • approvare o rifiutare le richieste dal gestionale, oppure confermarle in automatico;
  • creare una prenotazione dal gestionale a nome di un tesserato;
  • ritrovare ogni prenotazione confermata come evento nel calendario.

Nota: questa funzionalità serve a far prenotare uno spazio in un orario libero (es. un campo per un'ora). Se invece vuoi far prenotare i posti a un evento già in calendario (corso, allenamento, lezione a numero chiuso), trovi tutto in Calendario: impostazioni prenotazioni.

In questo articolo

Prima di iniziare

Assicurati che:

  • la società abbia almeno una sede con uno spazio in Calendario > Sedi e spazi;
  • lo spazio sia di tipo campo, sala o corsia, gli unici tipi prenotabili;
  • i tesserati che devono prenotare abbiano accesso all'app Golee.

Nota: se cambi il tipo di uno spazio prenotabile in un tipo diverso da campo, sala o corsia, lo spazio smette di essere prenotabile. Le impostazioni restano salvate e tornano attive se rimetti il tipo di prima.

Come rendere prenotabile uno spazio

Vai in: Calendario > Sedi e spazi.

Dal menu dello spazio, seleziona Impostazioni prenotazioni e attiva Prenotabile. Poi imposta:

  • Orari prenotabili: le fasce orarie di ogni giorno della settimana in cui lo spazio si può prenotare.
  • Durate prenotabili: una o più durate tra cui scegliere, da 30 minuti a 3 ore.
  • A che ora si può iniziare?: solo all'ora piena, anche alla mezz'ora oppure ogni quarto d'ora.

Seleziona Salva. Nella lista degli spazi compare il badge Prenotabile.

Se hai più spazi uguali, configurane uno e poi duplicalo dal menu dello spazio: vengono copiate anche le impostazioni prenotazioni.

Buono a sapersi 💡

Se hai più spazi uguali, configurane uno e poi duplicalo dal menu dello spazio: insieme allo spazio vengono copiate anche le impostazioni prenotazioni.

Come far prenotare i tesserati dall'app

Vai in: Calendario > Sedi e spazi → menu dello spazio → Impostazioni prenotazioni

Attiva Prenotabile dall’app e imposta:

  • Prenotabile fino a: con quanti giorni di anticipo si può prenotare.
  • Annullabile fino a: fino a quante ore prima dell'inizio il tesserato può annullare da solo.
  • Conferma automatica: se attiva, le richieste vengono accettate subito e finiscono in calendario senza passare da te.
    • Se la conferma automatica è attiva: le richieste vengono accettate subito e finiscono in calendario senza passare da te.
    • Se la conferma automatica è spenta: le richieste arrivano in Calendario > Prenotazioni, nella scheda Richieste, e restano Da approvare finché non le accetti o le rifiuti.

Prenotabile dall’app può essere acceso o spento:

  • Se Prenotabile dall’app è acceso: i tesserati possono prenotare lo spazio dall’app.
  • Se Prenotabile dall’app è spento: lo spazio resta prenotabile solo dalla segreteria e nella lista compare il badge Prenotabile dal gestionale.

Il tesserato prenota dall’app, nella sezione Prenota uno spazio. Lì sceglie cosa prenotare, la sede, il giorno, la durata e l’orario di inizio, e può lasciare una nota per la società. Prima di inviare la richiesta, il tesserato vede se la prenotazione viene confermata subito o se deve aspettare la vostra conferma, e fino a quando può annullarla.

Come gestire le richieste arrivate dall'app

Vai in: Calendario > Prenotazioni.

La scheda Richieste raccoglie le prenotazioni Da approvare. Dalla riga di una richiesta puoi:

  • Accettare: scegli il titolo dell'evento e conferma. La prenotazione viene aggiunta al calendario.
  • Rifiutare: puoi indicare un motivo, che il tesserato vede nell'app.

Le altre schede mostrano le prenotazioni di Oggi, quelle Prossime, quelle Passate e quelle Annullate, che comprendono anche le rifiutate e le scadute.

Buono a sapersi 💡

Una richiesta occupa l’orario già quando arriva, anche se è ancora Da approvare: nessun altro può chiedere lo stesso spazio alla stessa ora. La richiesta diventa un evento in calendario solo quando la accetti.

Nota: una richiesta a cui non rispondi prima della fine dell'orario prenotato diventa Scaduta senza risposta. Finché non scade, la richiesta tiene occupato l’orario, quindi conviene rispondere presto.

Come creare una prenotazione dal gestionale

Vai in: Calendario > Prenotazioni → Nuova prenotazione

Scegli il tesserato, lo spazio, il giorno, la durata e l'orario di inizio. Puoi aggiungere lo sport e una nota. Seleziona Crea prenotazione: la prenotazione è già confermata e compare subito in calendario.

Gli orari proposti sono quelli liberi, calcolati in base alle impostazioni dello spazio e agli eventi già presenti in calendario.

Come annullare una prenotazione

Dal gestionale, dal menu della prenotazione seleziona Annulla prenotazione. Puoi indicare un motivo, che il tesserato vede nell'app. L'evento viene rimosso dal calendario.

Dall’app: il tesserato può annullare aprendo la sua prenotazione.

  • Se la richiesta è ancora Da approvare: il tesserato può sempre annullarla con Annulla richiesta.
  • Se la prenotazione è già confermata: il tesserato può annullarla con Annulla prenotazione, ma solo entro il limite impostato in Annullabile fino a.

Nota: annullare una prenotazione non modifica l'eventuale pagamento registrato: se serve, il pagamento va gestito a parte dai movimenti.

Come funziona il pagamento

Per ora il tesserato paga direttamente alla società, in sede. Nell'app il tesserato vede Paga in sede, mentre il pagamento online è segnato come In arrivo.

Se vuoi tenere traccia dell'incasso in Golee, dal menu della prenotazione seleziona Registra pagamento: si apre un'entrata già intestata al tesserato e collegata alla prenotazione. Una volta registrato, dallo stesso menu trovi Vedi pagamento.

Quali notifiche arrivano

  • La segreteria riceve una notifica quando arriva una nuova richiesta e quando un tesserato annulla una prenotazione.
  • Il tesserato riceve una notifica quando la sua prenotazione viene accettata, rifiutata o annullata dalla società.

Puoi scegliere quali notifiche ricevere dalle impostazioni delle notifiche del gestionale.

Cosa non fa (per ora)

  • Non gestisce il pagamento online: per ora si paga in sede.
  • Non applica prezzi diversi per fascia oraria o per tipo di tesserato. Puoi comunque scegliere di registrare un pagamento manualmente.
  • Non permette prenotazioni ricorrenti: ogni prenotazione è per un solo giorno e orario.
  • Non rende prenotabili spazi diversi da campi, sale e corsie.

Problemi comuni

  1. "Nessuno spazio è prenotabile"

    Nessuno spazio ha ancora Prenotabile attivo. Abilitalo da Calendario > Sedi e spazi, nelle Impostazioni prenotazioni dello spazio.


  2. Il tesserato vede "La tua società non ha ancora spazi prenotabili dall'app"

    Lo spazio è prenotabile, ma Prenotabile dall'app è spento. Attivalo nelle Impostazioni prenotazioni dello spazio.


  3. "Nessun orario prenotabile in questo giorno"

    In quel giorno lo spazio non ha fasce in Orari prenotabili, oppure sono tutte occupate da eventi o altre prenotazioni. Se è un giorno lontano, controlla anche Prenotabile fino a.


  4. "Lo spazio è già occupato in quell'orario"

    Nel frattempo l'orario è stato preso da un'altra prenotazione o da un evento. Scegli un altro orario. Il tesserato vede invece "Questo orario è appena stato prenotato, scegline un altro."


  5. "La richiesta è già stata gestita"

    Qualcun altro della segreteria ha già accettato, rifiutato o annullato quella prenotazione. Ricarica la pagina per vedere lo stato aggiornato.


  6. Il tesserato non riesce ad annullare

    È passato il limite impostato in Annullabile fino a. Il tesserato vede "Non è stato possibile annullare. Potrebbe essere scaduto il tempo per l'annullamento." Da quel momento solo la segreteria può annullare la prenotazione, dal gestionale.

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