Calendario, attività e scalo crediti automatico

Con questa funzionalità puoi collegare gli eventi alle attività, limitare la partecipazione ai soli tesserati che soddisfano determinati requisiti e, se utilizzi pacchetti a carnet, scalare automaticamente i crediti quando viene registrata una presenza.

Quando utilizzare questa funzionalità

Questa configurazione è utile se utilizzi:

• Attività
• Pacchetti
• Eventi a calendario

Grazie a questa integrazione puoi:

• controllare chi può partecipare a un evento;
• mostrare gli eventi direttamente in app senza inviti manuali;
• automatizzare lo scalo dei crediti dei pacchetti a carnet;
• verificare automaticamente i requisiti di accesso prima della prenotazione.

Configurare un'attività

Vai in: Listino Prezzi → Pacchetti → Attività

Apri l'attività che desideri configurare e accedi alla sezione: Requisiti e impostazioni di accesso

Configurare i requisiti di accesso

I requisiti definiscono quali condizioni devono essere soddisfatte affinché un tesserato possa partecipare agli eventi associati all'attività. Puoi configurare due tipi di requisito, in modo indipendente tra loro: pacchetto e visita medica.

Requisito pacchetto

Sono disponibili tre modalità:

• Solo se pagato (o gratuito) Il tesserato deve possedere un pacchetto valido associato all'attività e il pacchetto deve risultare saldato oppure gratuito.
• Anche se non pagato È sufficiente possedere un pacchetto valido associato all'attività, indipendentemente dal suo stato di pagamento.
• Anche se non pagato, ma prima della data di incasso Il tesserato può partecipare anche se il pacchetto non è ancora stato saldato, purché non sia stata superata la data prevista di incasso. Dopo tale data sarà necessario che il pacchetto risulti pagato.

Requisito visita medica

Sono disponibili due modalità:

• Obbligatoria e valida Il tesserato può partecipare solo se ha una data di scadenza della visita medica impostata sulla sua scheda e non ancora superata.
• Non richiesta Il tesserato può partecipare anche se non ha una data di scadenza visita medica impostata, oppure se questa risulta scaduta

Configurare lo scalo crediti

Nella stessa schermata puoi scegliere come gestire i crediti dei pacchetti a carnet.

• Manuale: lo scalo dei crediti continua ad essere gestito manualmente.
• Automatico: quando viene registrata una presenza, il sistema scala automaticamente un credito dal pacchetto del tesserato.

Configurare un evento

Puoi creare un evento in due modi: direttamente dall'attività oppure dal Calendario generale.

Creare un evento dalla scheda attività

Vai in: Listino Prezzi → Pacchetti → Attività → [nome attività] → Calendario → + Nuovo evento

Se crei l'evento da questo percorso: l'evento viene creato già collegato come requisito di accesso a quell'attività, senza doverlo associare manualmente in seguito.

Esempio: creando un evento dalla tab Calendario dell'attività Yoga, solo i tesserati con un pacchetto valido per Yoga potranno prenotarsi, senza ulteriori configurazioni.

Creare o modificare un evento dal Calendario generale

Vai in: Calendario, apri l'evento desiderato e accedi alla tab: Impostazioni

Se crei o modifichi l'evento da questo percorso: dovrai selezionare manualmente una o più attività nella sezione Requisiti di accesso dell'evento (vedi sezione dedicata più sotto), perché non c'è un collegamento automatico a un'attività specifica.

Modalità di partecipazione

• Libera: i tesserati visualizzano l'evento in app anche senza essere invitati manualmente. Possono autonomamente indicare la propria presenza o assenza. [opzione consigliata se lavori con prenotazioni]
• Su invito: l'evento è visibile esclusivamente ai tesserati invitati.

Requisiti di accesso dell'evento

Per ogni evento puoi selezionare una o più attività. Per partecipare all'evento, il tesserato dovrà soddisfare i requisiti di almeno una delle attività selezionate (sia il requisito pacchetto sia, se configurato, il requisito visita medica).

Esempio

Se un evento è associato alle attività:

• Yoga
• Pilates

un tesserato potrà partecipare se possiede un pacchetto valido per Yoga oppure un pacchetto valido per Pilates (rispettando anche l'eventuale requisito visita medica configurato sull'attività corrispondente).

Cosa succede quando un tesserato si prenota

Quando un tesserato prova a prenotarsi tramite app, Golee verifica automaticamente i requisiti di accesso configurati sull'attività (pacchetto e, se attivo, visita medica).

Se i requisiti sono soddisfatti

La prenotazione viene confermata. Se il tesserato possiede un pacchetto a carnet valido e l'attività utilizza lo scalo automatico, il sistema scalerà automaticamente un credito.

Se i requisiti non sono soddisfatti

La prenotazione viene bloccata. In app, al tesserato viene mostrato un banner che lo guida a risolvere il requisito mancante, ad esempio:

• Acquista il pacchetto, se manca un pacchetto valido per l'attività;
• Vai alla scheda sanitaria, se la visita medica non è impostata o è scaduta.

Gestione manuale delle presenze

Le stesse verifiche vengono applicate anche quando le presenze vengono gestite manualmente. Questo comportamento è disponibile sia dal Calendario sia dalla sezione Presenze della scheda tesserato.

Quando imposti un tesserato come presente, si verificano le seguenti casistiche:

• Pacchetto a carnet valido Il sistema ti chiede se desideri scalare un credito. Puoi decidere se effettuare o meno lo scalo.
• Pacchetto valido non a carnet La presenza viene registrata senza alcuna richiesta di scalo crediti.
• Requisiti non soddisfatti Il sistema mostra un avviso indicando che il tesserato non soddisfa i requisiti di accesso (pacchetto e/o visita medica). La società ed il collaboratore abilitato alla gestione dell'evento - possono comunque decidere di forzare la presenza e registrarla ugualmente.

Lista d'attesa

Le stesse regole vengono applicate anche quando un tesserato viene promosso manualmente o automaticamente dalla lista d'attesa ai partecipanti.

Gestione dei riaccrediti

Golee non gestisce automaticamente il riaccredito dei crediti.

Se una presenza comporta lo scalo di un credito e successivamente il tesserato viene impostato come assente, il credito verrà restituito automaticamente.

Se necessario, potrai comunque intervenire manualmente sul pacchetto del tesserato e gestirne i crediti.