Calendario, attività e scalo crediti automatico

Con questa funzionalità puoi collegare gli eventi alle attività, limitare la partecipazione ai soli tesserati che soddisfano determinati requisiti e, se utilizzi pacchetti a carnet, scalare automaticamente i crediti quando viene registrata una presenza.

Quando utilizzare questa funzionalità

Questa configurazione è utile se utilizzi:

• Attività
• Pacchetti
• Eventi a calendario

Grazie a questa integrazione puoi:

• controllare chi può partecipare a un evento;
• mostrare gli eventi direttamente in app senza inviti manuali;
• automatizzare lo scalo dei crediti dei pacchetti a carnet;
• verificare automaticamente i requisiti di accesso prima della prenotazione.

Configurare un'attività

Vai in: Listino Prezzi → Pacchetti → Attività

Apri l'attività che desideri configurare e accedi alla sezione: Requisiti e impostazioni di accesso

Configurare i requisiti di accesso

I requisiti definiscono quali condizioni devono essere soddisfatte affinché un tesserato possa partecipare agli eventi associati all'attività. Sono disponibili tre modalità:

• Solo se pagato (o gratuito)

  Il tesserato deve possedere un pacchetto valido associato all'attività e il pacchetto deve risultare saldato oppure gratuito.

  
  

• Anche se non pagato

  È sufficiente possedere un pacchetto valido associato all'attività, indipendentemente dal suo stato di pagamento.

  
  

• Anche se non pagato, ma prima della data di incasso

  Il tesserato può partecipare anche se il pacchetto non è ancora stato saldato, purché non sia stata superata la data prevista di incasso. Dopo tale data sarà necessario che il pacchetto risulti pagato.

Configurare lo scalo crediti

Nella stessa schermata puoi scegliere come gestire i crediti dei pacchetti a carnet.

• Manuale: lo scalo dei crediti continua ad essere gestito manualmente.
• Automatico: quando viene registrata una presenza, il sistema scala automaticamente un credito dal pacchetto del tesserato.

Configurare un evento

Vai nel: Calendario, apri l'evento desiderato e accedi alla tab: Impostazioni

Modalità di partecipazione

• Libera: i tesserati visualizzano l'evento in app anche senza essere invitati manualmente. Possono autonomamente indicare la propria presenza o assenza. [opzione consigliata se lavori con prenotazioni]
• Su invito: l'evento è visibile esclusivamente ai tesserati invitati.

Requisiti di accesso dell'evento

Per ogni evento puoi selezionare una o più attività. Per partecipare all'evento, il tesserato dovrà soddisfare i requisiti di almeno una delle attività selezionate.

Esempio

Se un evento è associato alle attività:

• Yoga
• Pilates

un tesserato potrà partecipare se possiede un pacchetto valido per Yoga oppure un pacchetto valido per Pilates.

Cosa succede quando un tesserato si prenota

Quando un tesserato prova a prenotarsi tramite app, Golee verifica automaticamente i requisiti di accesso.

Se i requisiti sono soddisfatti

La prenotazione viene confermata. Se il tesserato possiede un pacchetto a carnet valido e l'attività utilizza lo scalo automatico, il sistema scalerà automaticamente un credito.

Se i requisiti non sono soddisfatti

La prenotazione viene bloccata. Il tesserato riceve un messaggio che indica il requisito mancante.

Gestione manuale delle presenze

Le stesse verifiche vengono applicate anche quando le presenze vengono gestite manualmente. Questo comportamento è disponibile sia dal Calendario sia dalla sezione Presenze della scheda tesserato.

Quando imposti un tesserato come presente, si verificano le seguenti casistiche:

• Pacchetto a carnet valido

  Il sistema ti chiede se desideri scalare un credito. Puoi decidere se effettuare o meno lo scalo.

  
  

• Pacchetto valido non a carnet

  La presenza viene registrata senza alcuna richiesta di scalo crediti.

  
  

• Requisiti non soddisfatti

  Il sistema mostra un avviso indicando che il tesserato non soddisfa i requisiti di accesso. Puoi comunque decidere di proseguire e registrare la presenza.

Lista d'attesa

Le stesse regole vengono applicate anche quando un tesserato viene promosso manualmente o automaticamente dalla lista d'attesa ai partecipanti.

Gestione dei riaccrediti

Golee non gestisce automaticamente il riaccredito dei crediti.

Se una presenza comporta lo scalo di un credito e successivamente il tesserato viene impostato come assente, il credito non verrà restituito automaticamente.

Se necessario, potrai intervenire manualmente sul pacchetto del tesserato e riaccreditare il credito.