Calendario: gestione presenze e conteggio ore di istruttori, collaboratori o staff

In questo articolo:

Dopo che hai creato i tuoi eventi, potrai utilizzare gli inviti e la gestione delle presenze per monitorare la partecipazione dei tesserati o degli istruttori, calcolando su quest'ultimi il totale delle ore di un determinato periodo.

• Se ti interessa scoprire come invitare tesserati / soci agli eventi del calendario per poter monitorare le presenze, passa a questo articolo cliccando qui.
• Se ti interessa monitorare le presenze degli istruttori e le ore svolte, continua in questo articolo.

Come attribuisco un evento (seduta, corso, allenamento..) ad un istruttore?

Innanzitutto, devi assicurarti di aver inserito l'anagrafica dell'istruttore nella sezione "staff", che si divide in "tecnici" e "dirigenti".

Una volta inseriti, nei "partecipanti" di un evento creato sul calendario potrai aggiungere anche le anagrafiche dello Staff.

Separazione tra Atleti e Staff negli eventi

Per semplificare la gestione dei partecipanti, nella sezione Partecipanti degli eventi gli invitati sono ora suddivisi in due categorie:

• Atleti
• Staff

Questa distinzione permette di gestire correttamente la capienza dell'evento e le statistiche di partecipazione.

Come funziona

Tutti i conteggi relativi all'evento fanno riferimento esclusivamente agli atleti. In particolare:

• la capienza massima considera solo gli atleti invitati o iscritti;
• la lista d'attesa (waiting list) è riservata ai soli atleti;
• i posti disponibili vengono occupati solo dagli atleti.

Lo staff può essere invitato all'evento senza influire sulla disponibilità dei posti. Di conseguenza, i membri dello staff:

• non occupano posti disponibili;
• non vengono conteggiati nella capienza massima dell'evento;
• non entrano nella lista d'attesa (waiting list);
• non vengono inclusi nelle statistiche di partecipazione degli atleti.

Come segnare la presenza dello staff ad un evento

Ogni membro dello staff attraverso il suo accesso in APP vedrà nella sezione "calendario" l'elenco degli eventi a cui è invitato, o gli eventi ad accesso libero. Potrà specificare la presenza.

Statistiche partecipazione divise per ruolo

Lo stesso tesserato può avere statistiche in entrambe le categorie se, nel corso della stagione, ha partecipato ad alcuni eventi come atleta e ad altri come membro dello staff.

Dove trovare le statistiche

Per visualizzare le statistiche di partecipazione:

1. Apri la scheda del tesserato.
2. Seleziona la sezione Presenze.

Troverai le statistiche organizzate per ruolo.

Differenza tra Atleta e Staff

Le statistiche vengono calcolate in modo indipendente per ciascun ruolo.

Come vengono conteggiate

Ogni evento contribuisce alle statistiche del ruolo con cui il tesserato è stato invitato.

Ad esempio:

• se il tesserato partecipa a un allenamento come atleta, l'evento viene conteggiato nelle statistiche Atleta;
• se partecipa a un altro evento come staff, l'evento viene conteggiato nelle statistiche Staff.

Le due statistiche sono completamente indipendenti e non vengono sommate tra loro.

Dove vedo il totale delle ore svolte?

All'interno di ogni anagrafica "staff" nella sezione "Presenze" del profilo. Potrai filtrare per mese, settimana o periodo specifico, vedendo così il totale delle ore aggiornato sulla destra:

NB: Questa visuale è condivisa con il tesserato nella sezione profilo dell'APP. Quindi anche lui potrà controllare l'andamento delle presenze nell'anno e le ore svolte.

Dalla scheda del tesserato:

1. apri la sezione Presenze;
2. accedi all'evento concluso;
3. clicca sui tre puntini;
4. seleziona Segna come presente.

Se il tesserato non era stato invitato all'evento, potrai scegliere se registrarlo come:

• Presente come atleta;
• Presente come staff.

Il sistema aggiungerà automaticamente il tesserato all'evento e aggiornerà le relative statistiche di partecipazione in base al ruolo selezionato.

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