Calendario: creazione e gestione eventi, allenamenti o gare / partite

Perché utilizzare il calendario?

Il calendario di Golee ti permette di creare eventi privati (come promemoria) o pubblici, condivisi con i tesserati. Gli eventi pubblici sono ideali per organizzare:

• lezioni, corsi o allenamenti ripetuti con il gruppo partecipante
• riunioni interne con consiglio direttivo o soci
• partite e gare
• iniziative dell’associazione come manifestazioni, camp estivi, open day o cene sociali

Creazione di un evento nel calendario

Per aggiungere un evento, clicca su “Nuovo evento” in alto a destra oppure seleziona direttamente sul calendario il giorno e la fascia oraria trascinando il mouse.

Una volta creato, puoi inserire titolo, luogo, descrizione, uno o più gestori (assegnatari) ed eventuali allegati. Puoi anche aggiungere un’etichetta colorata, utile per distinguere le diverse tipologie di evento, e infine salvare.

Prima di pubblicare l'evento, ti consigliamo di configurare anche visibilità e partecipazione, come spiegato più avanti in questo articolo: da queste impostazioni dipende chi potrà vedere l'evento e chi potrà parteciparvi.

Creazione ricorrenze

Quando crei un evento, puoi attivare l’opzione “Si ripete” e impostare giorni e orari. È utile per pianificare eventi ricorrenti, come allenamenti fissi (es. ogni giovedì dalle 15:00 alle 17:00).

Chi può gestire o creare gli eventi?

Ogni account “collaboratore” può usare il calendario per creare e gestire i propri eventi. Gli “admin” e “superadmin” possono anche assegnare un evento a un collaboratore (es. allenatore/istruttore), così da gestirlo insieme: invitati, presenze e variazioni di orario.

Per assegnare un evento, crea prima il collaboratore e poi selezionalo nella voce “Assegna a:” quando crei o modifichi l’evento.

Modificare l'evento o la ricorrenza

Per modificare un evento (singolo o ripetuto), cliccaci sopra e seleziona “Modifica”. Quando intervieni su un evento ricorrente, puoi scegliere se applicare la modifica:

• solo a quella data
• a tutti gli eventi da quella data in poi
• a tutta la ricorrenza (tutti gli eventi della serie)

Eliminazione evento/ricorrenza

Per eliminare un evento (singolo o ripetuto), cliccaci sopra, seleziona Modifica > Elimina. Se l’evento è ricorrente, puoi scegliere se eliminare:

• solo quella data
• tutti gli eventi da quella data in poi
• tutta la ricorrenza (tutti gli eventi della serie)

Come gestire la visibilità di un evento

Ogni evento nel Calendario è governato da due impostazioni indipendenti, entrambe disponibili nella sezione "Impostazioni" dell'evento: la visibilità (dove può essere visto) e la modalità di partecipazione (chi può parteciparvi). È importante non confonderle, perché rispondono a domande diverse.

1. Visibilità: Interno o Pubblico

Questa impostazione stabilisce se l'evento compare solo dentro il gestionale/app oppure anche all'esterno, sulla scheda pubblica e sul sito della società.

• Interno: l'evento è visibile solo ai collaboratori e ai tesserati coinvolti (in base alla modalità di partecipazione scelta, vedi sotto). È la scelta più adatta per attività riservate a gruppi specifici, come allenamenti di una squadra o riunioni interne.
• Pubblico: l'evento è visibile anche sulla scheda pubblica e sul sito della società, quindi può essere visto anche da chi non è ancora tesserato. È utile per promuovere iniziative aperte a nuovi partecipanti (open day, camp estivi, manifestazioni).

2. Partecipazione: Solo su invito o Partecipazione libera

Questa impostazione stabilisce chi, tra i tesserati, può vedere l'evento nel proprio calendario e parteciparvi. È l'impostazione più importante da capire, perché ne determina la visibilità effettiva per il singolo tesserato.

• Solo su invito: l'evento è visibile esclusivamente ai tesserati che sono stati inseriti manualmente tra i "Partecipanti" dall'evento (vedi la guida Gestione inviti e presenze). Un tesserato non invitato non vedrà l'evento nel proprio calendario, anche se l'evento è impostato come Interno o Pubblico. È la modalità corretta per allenamenti di squadra, riunioni riservate o qualsiasi attività a partecipazione controllata.
• Partecipazione libera: l'evento è visibile a tutti i tesserati (o a tutti quelli del gruppo/categoria a cui è associato, se configurato), senza bisogno di essere invitati singolarmente. È la modalità corretta quando vuoi che l'evento sia visibile a tutti fin da subito — ad esempio un open day, un camp o un'iniziativa a iscrizione aperta.

3. Requisito d'accesso (facoltativo)

Se l'evento è impostato a partecipazione libera e utilizzi la sezione Attività per creare un listino prezzi, puoi aggiungere un requisito d'accesso: in questo modo l'evento resta visibile a tutti, ma la partecipazione (o l'acquisto) è subordinata al possesso del requisito impostato (es. iscrizione a una determinata attività o quota).

Nota: il requisito d'accesso ha senso solo in abbinamento alla partecipazione libera e all'utilizzo della sezione Attività per il listino prezzi. Non si applica agli eventi impostati come "solo su invito", dove il controllo dell'accesso avviene già tramite l'invito stesso.

Più sedi, più campi: come gestire il calendario

Ogni evento include il campo “Luogo”, che puoi impostare in fase di creazione o modifica. È un dato importante perché, nel calendario, puoi filtrare in alto per vedere solo gli eventi di un determinato luogo. Questa funzione è ideale per società o associazioni con più sedi.

Come inviare un invito ad un evento

Dopo aver creato un evento, sia singolo che ricorrente, e impostata la partecipazione come "solo su invito", puoi invitare uno o più partecipanti direttamente dalla sezione Partecipanti.

Come inviare l'invito

1. Apri l'evento che hai creato.
2. Accedi alla sezione Partecipanti.
3. Seleziona il tesserato oppure il gruppo che desideri invitare.

4. Se lo desideri, abilita l'opzione per inviare una notifica ai partecipanti.

Una volta inviata la notifica, i tesserati riceveranno l'invito all'evento e potranno visualizzarlo nella loro area riservata.

Esportazione calendario

Nella sezione “Calendario”, in alto a destra, puoi esportare l’elenco degli eventi nella visualizzazione corrente. Di default è impostata su “Settimana”, ma puoi passare anche a “Mese”, “Giorno”, “3 giorni” o “Agenda”.

Dopo aver scelto la vista, clicca su “Esporta” per scaricare in Excel l’elenco degli eventi con tutte le relative informazioni.

Raccogliere le presenze

Spiegato meglio in questo articolo

Dopo aver creato un evento (singolo o ricorrente), puoi usare la funzione “Invita” per associare all’evento le persone che devono partecipare (necessario se l'evento è impostato come "solo su invito"). Una volta concluso l’evento, potrai registrare le presenze e ottenere report statistici durante la stagione.

Creare il calendario di una squadra

Puoi creare un calendario dedicato a ogni squadra impostando gli allenamenti e/o le partite come eventi ricorrenti,  invitando direttamente tutti i componenti del gruppo.

In questo modo, ogni squadra avrà il proprio calendario sempre aggiornato.

Come creare il calendario della squadra

• Crea l'evento, impostando la ricorrenza.
• Nelle Impostazioni dell'evento, imposta la partecipazione su "Solo su invito" (vedi sezione precedente), così l'evento sarà visibile esclusivamente ai membri della squadra.
• Una volta creato, apri l'evento e accedi alla sezione Partecipanti.
• Seleziona il gruppo squadra che desideri invitare. Tutti i componenti del gruppo riceveranno l'invito agli eventi e potranno vederli nel proprio calendario.

Un calendario per ogni squadra

Ripetendo questa procedura per ogni gruppo, potrai creare un calendario dedicato a ciascuna squadra, che comprende allenamenti e partite.

Per rendere i calendari ancora più semplici da consultare, puoi assegnare un colore diverso agli eventi di ogni squadra, così da distinguerli immediatamente nella visualizzazione del calendario.

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