Calendario: creazione e gestione eventi, allenamenti o gare / partite
In questo articolo:
Perché utilizzare il calendario?
Creazione di un evento nel calendario
Chi può gestire o creare gli eventi?
Modificare l'evento o la ricorrenza
Eliminazione evento/ricorrenza
Questa funzionalità è inclusa nella versione PLUS e PREMIUM del programma
Perché utilizzare il calendario?
Il calendario di Golee ti permette di creare eventi privati (come promemoria) o pubblici, condivisi con i tesserati. Gli eventi pubblici sono ideali per organizzare:
- lezioni, corsi o allenamenti ripetuti con il gruppo partecipante
- riunioni interne con consiglio direttivo o soci
- partite e gare
- iniziative dell’associazione come manifestazioni, camp estivi, open day o cene sociali
Creazione di un evento nel calendario
Per aggiungere un evento, clicca su “Nuovo evento” in alto a destra oppure seleziona direttamente sul calendario il giorno e la fascia oraria trascinando il mouse.
Una volta creato, puoi inserire titolo, luogo, descrizione, uno o più gestori (assegnatari) e eventuali allegati. Puoi anche aggiungere un’etichetta colorata, utile per distinguere le diverse tipologie di evento, e infine salvare.
Creazione ricorrenze
Quando crei un evento, puoi attivare l’opzione “Si ripete” e impostare giorni e orari. È utile per pianificare eventi ricorrenti, come allenamenti fissi (es. ogni giovedì dalle 15:00 alle 17:00).
Buono a sapersi💡
Se in futuro modifichi uno di questi eventi, puoi scegliere se aggiornare tutta la serie, solo l’evento selezionato oppure solo quelli futuri.
Chi può gestire o creare gli eventi?
Ogni account “collaboratore” può usare il calendario per creare e gestire i propri eventi. Gli “admin” e “superadmin” possono anche assegnare un evento a un collaboratore (es. allenatore/istruttore), così da gestirlo insieme: invitati, presenze e variazioni di orario.
Per assegnare un evento, crea prima il collaboratore e poi selezionalo nella voce “Assegna a:” quando crei o modifichi l’evento.
Buono a sapersi💡
Gli altri collaboratori vedranno comunque l’evento, ma non potranno modificarlo: in questo modo puoi avere un calendario condiviso con tutti i tecnici e dirigenti della società.
Modificare l'evento o la ricorrenza
Per modificare un evento (singolo o ripetuto), cliccaci sopra e seleziona “Modifica”. Quando intervieni su un evento ricorrente, puoi scegliere se applicare la modifica:
- solo a quella data
- a tutti gli eventi da quella data in poi
- a tutta la ricorrenza (tutti gli eventi della serie)
Eliminazione evento/ricorrenza
Per eliminare un evento (singolo o ripetuto), cliccaci sopra, seleziona Modifica > Elimina. Se l’evento è ricorrente, puoi scegliere se eliminare:
- solo quella data
- tutti gli eventi da quella data in poi
- tutta la ricorrenza (tutti gli eventi della serie)
Attenzione
Un evento eliminato non può essere recuperato e le eventuali presenze registrate verranno perse.
Più sedi, più campi: come gestire il calendario
Ogni evento include il campo “Luogo”, che puoi impostare in fase di creazione o modifica. È un dato importante perché, nel calendario, puoi filtrare in alto per vedere solo gli eventi di un determinato luogo. Questa funzione è ideale per società o associazioni con più sedi.
Buono a sapersi💡
Dai filtri puoi visualizzare tutti gli eventi di un determinato tipo (es. allenamenti) e combinarli con il filtro per luogo, ottenendo ad esempio tutti gli allenamenti della sede selezionata.
Esportazione calendario
Nella sezione “Calendario”, in alto a destra, puoi esportare l’elenco degli eventi nella visualizzazione corrente. Di default è impostata su “Settimana”, ma puoi passare anche a “Mese”, “Giorno”, “3 giorni” o “Agenda”.
Dopo aver scelto la vista, clicca su “Esporta” per scaricare in Excel l’elenco degli eventi con tutte le relative informazioni.
Raccogliere le presenze
Spiegato meglio in questo articolo
Dopo aver creato un evento (singolo o ricorrente), puoi usare la funzione “Invita” per associare all’evento le persone che devono partecipare. Una volta concluso l’evento, potrai registrare le presenze e ottenere report statistici durante la stagione.
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