Calendario: gestione inviti e monitoraggio presenze tesserati
In questo articolo:
A cosa serve "invitare" un tesserato ad un evento?
Come inviare le notifiche di invito ad un evento ai tesserati
Come il tesserato o il genitore specifica se sarà presente o meno
Come inviare le notifiche di un evento solo a chi sarà presente/assente/non ha risposto
Come monitorare o confermare le presenze a evento svolto
Come ottenere report sulle statistiche delle presenze dei tesserati ed esportarlo
Questa funzionalità è inclusa nella versione PLUS e PREMIUM del programma
Dopo che hai creato i tuoi eventi, potrai utilizzare gli inviti e la gestione delle presenze per monitorare la partecipazione dei tesserati:
A cosa serve "invitare" un tesserato ad un evento?
Gli invitati corrispondono ad un elenco di persone "convocate" o "tenute a partecipare" all'evento in questione. Per invitare tesserati ad un evento devi assicurarti di aver inserito almeno un'anagrafica di tesserato e creato un evento.
IMPORTANTE: Solo un tesserato invitato all'evento potrà vederlo sul calendario.
A quel punto potrai cliccare sull'evento o sulla ricorrenza creata e poi su "Invita", selezionando tutte le anagrafiche che vuoi invitare. Per invitare più persone massivamente, è sufficiente filtrare per Gruppo e scegliere Seleziona Tutti.
Se decidi di invitare successivamente altri atleti, puoi inviare una notifica dell'evento che prima non vedevano cliccando sul pulsante "invia notifica" in basso a sinistra.
Buono a sapersi💡
Il tesserato o il genitore non ricevono una notifica o una mail quando invitati. Puoi aiutarti a invitare tutte le anagrafiche giuste "filtrando" il gruppo di appartenenza nella scherma di invito.
Come inviare le notifiche di invito ad un evento ai tesserati
Una volta creato l’evento e selezionati i tesserati da invitare, assicurati di inviare loro una notifica spuntando la casella “invia notifica”. In questo modo, ciascun tesserato selezionato riceverà un avviso direttamente sull’app.
Se invece vuoi sollecitare gli atleti inviando una seconda notifica, basta aprire l’evento e, nella sezione partecipanti, cliccare sulla campanella. Da qui puoi scegliere di inviare la notifica a tutti i tesserati invitati, solo a chi ha confermato la presenza, solo a chi ha segnato l’assenza, oppure a chi non ha ancora risposto.
Come revocare un invito
Nel caso una persona non sia più invitata all'evento, è possibile revocare la possibilità di partecipare. Questo include il nascondere l'evento al tesserato, che quindi non lo vedrà più sul suo calendario.
Per fare ciò è sufficiente selezionare l'evento in questione, fare clic su Gestisci Partecipanti ed eliminare dalla colonna di destra i tesserati a cui va revocato l'invito.
Come il tesserato o il genitore specifica se sarà presente o meno
Ogni tesserato (o genitore) che accede all'APP vedrà dalla sezione "calendario" l'elenco degli eventi futuri a cui è invitato e potrà specificare la preferenza di partecipazione e un'eventuale motivazione di rifiuto o nota aggiuntiva:
Buono a sapersi💡
Dall'evento puoi impostare una data limite per cui il tesserato può specificare questa preferenza (es. 1 o due giorni prima dell'evento).
Come inviare le notifiche di un evento solo a chi sarà presente/assente/non ha risposto
Se clicchi la campanella delle notifiche all'interno di un evento, hai la possibilità di scegliere a chi inviare il sollecito tra:
- Tutti gli invitati
- Solo gli invitati che hanno già confermato la loro presenza
- Solo gli invitati che hanno confermato che saranno assenti
- Solo chi non ha ancora indicato se sarà presente o meno
Come monitorare o confermare la presenza ad evento svolto
Tu e/o un collaboratore abilitato a farlo (e assegnato all'evento), potrete confermare o meno le presenze ad evento terminato o in corso. Sia dall'APP che dal computer, dalla sezione calendario è sufficiente cliccare su un evento con invitati e cliccare su "Gestisci Presenze":
A quel punto, per ogni invitato, potrai impostare se è stato presente o meno.
Come ottenere report sulle statistiche delle presenze dei tesserati ed esportarlo
Nella sezione "Calendario -> Presenze" puoi ottenere report statistici sulle presenze di ogni tesserato, evento o gruppo:
Cliccando su "presenze per evento" nella sezione "presenze" puoi selezionare un evento ricorrente (es. allenamento under) e ottenere il report di tutti gli inviti, presenze e assenze di un determinato evento. Cliccando su "Esporta" in alto a destra puoi ottenere lo stesso report in PDF o in Excel:
Cliccando su un singolo tesserato (nella sezione atleti o staff), hai accesso dall'area presenze al suo report personale evento per evento:
NB: Questa visuale è condivisa con il tesserato nella sezione profilo dell'APP. Quindi anche lui o il genitore potranno controllare l'andamento delle presenze nell'anno.
Potrebbe servirti anche:
Creazione degli eventi nel calendario
Gestione presenze istruttori / collaboratori per il monitoraggio delle ore
Creazione accessi in APP per il tesserato
Creazione account di allenatori e/o collaboratori
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