Calendario: gestione inviti e monitoraggio presenze tesserati

Una volta creati gli eventi, puoi utilizzare gli inviti e la gestione delle presenze per monitorare la partecipazione dei tesserati:

Come invitare un tesserato a un evento

Invitare un tesserato a un evento significa inserirlo nell’elenco delle persone convocate o tenute a partecipare.

Prima di poter invitare qualcuno, assicurati di aver:

• creato almeno un’anagrafica tesserato;
• creato l’evento nel calendario.

Una volta fatto:

1. Apri l’evento (o la singola ricorrenza, se si tratta di un evento ripetuto).
2. Vai su "Partecipanti".
3. Clicca su “Invita”.
4. Seleziona le anagrafiche dei tesserati da invitare.

Per invitare più persone contemporaneamente, puoi:

• utilizzare il filtro per Gruppo;
• cliccare su “Seleziona tutti” per includere tutti i tesserati del gruppo filtrato.

Se in un secondo momento aggiungi altri atleti all’evento, puoi inviare loro una notifica cliccando sul pulsante “Invia notifica” in basso a sinistra, così potranno visualizzare l’evento nel calendario.

Come invitare un gruppo a un evento

Per invitare un intero gruppo a un evento:

1. Vai nella sezione Eventi.
2. Apri l’evento interessato.
3. Clicca su “Invita”.
4. Seleziona l’opzione “Gruppo” e scegli il gruppo da invitare.

Una volta confermato l’invito, Golee aggiunge automaticamente tutti i membri del gruppo tra i partecipanti dell’evento.

Nella sezione Partecipanti vedrai:

• Il numero di Invitati aggiornato in base agli atleti presenti nel gruppo.

  I conteggi di Presenti e Assenti a 0, finché non vengono registrate le presenze.

  Per ogni atleta, lo stato iniziale “Non definito” (nessuna conferma o registrazione).

  Nella riga del gruppo, un riepilogo delle risposte:

  • ✓ Confermati
  • ✕ Rifiutati
  • ? Non ancora definiti

Puoi comunque gestire ogni atleta singolarmente senza modificare il gruppo originale. Ad esempio puoi:

• rimuovere un singolo partecipante dall’evento;
• cambiare il suo stato;
• intervenire su crediti o altre azioni legate al partecipante.

Come inviare una notifica di invito a un evento

Dopo aver creato l’evento e selezionato i tesserati da invitare, puoi inviare subito una notifica attivando la casella “Invia notifica”.

In questo modo, ogni tesserato selezionato riceverà un avviso direttamente nell’app.

Se vuoi sollecitare gli atleti inviando una seconda notifica, apri l’evento e, nella sezione Partecipanti, clicca sull’icona della campanella.

Da qui puoi scegliere di inviare la notifica:

• a tutti i tesserati invitati;
• solo a chi ha confermato la presenza;
• solo a chi ha segnato assenza;
• solo a chi non ha ancora risposto.

Come revocare un invito

Se un tesserato non deve più partecipare a un evento, puoi revocare il suo invito.

Revocare l’invito rimuove anche la visibilità dell’evento: il tesserato non lo vedrà più nel proprio calendario.

Per revocare un invito:

1. Apri l’evento interessato.
2. Vai nella sezione Partecipanti e premi su "Rimuovi".
3. Rimuovi i tesserati/gruppo a cui vuoi revocare l’invito e conferma.

Come indicare presenza o assenza dall’app

Ogni tesserato (o genitore) che accede all’app può vedere, nella sezione Calendario, l’elenco degli eventi futuri a cui è stato invitato.

Per ogni evento, può:

• indicare se parteciperà oppure non parteciperà;
• aggiungere una motivazione di assenza (se rifiuta);
• inserire una nota aggiuntiva.

Inviare notifiche mirate

All’interno di un evento puoi inviare una notifica selezionando i destinatari in base allo stato di risposta.

Per farlo:

1. Apri l’evento.
2. Clicca sull’icona della campanella.

A questo punto puoi scegliere di inviare la notifica a:

• Tutti gli invitati
• Solo chi ha confermato la presenza
• Solo chi ha indicato che sarà assente
• Solo chi non ha ancora risposto (stato “Non definito”)

Segnare presenze e assenze

Tu (o un collaboratore abilitato e assegnato all’evento) puoi registrare le presenze per un evento in corso o già concluso, sia da app sia da computer.

Per farlo:

1. Vai nella sezione Calendario.
2. Apri l’evento.
3. Clicca su “Partecipanti”.

A questo punto, per ciascun invitato, puoi indicare se è stato Presente o Assente.

Report ed esportazione presenze

Nella sezione Calendario → Presenze puoi visualizzare report statistici sulle presenze per tesserato, evento o gruppo.

Nella sezione "Calendario -> Presenze" puoi ottenere report statistici sulle presenze di ogni tesserato, evento o gruppo:

Report per evento

In Presenze → Presenze per evento puoi selezionare un evento (anche ricorrente, ad esempio un allenamento) e vedere il riepilogo di:

• invitati
• presenze
• assenze

Per esportare il report, clicca su “Esporta” in alto a destra e scegli il formato PDF o Excel.

Report per singolo tesserato

Aprendo la scheda di un tesserato (Atleti o Staff), nella sezione Presenze trovi il suo report personale, con il dettaglio evento per evento.

Potrebbe servirti anche:

Creazione degli eventi nel calendario

Gestione presenze istruttori / collaboratori per il monitoraggio delle ore

Creazione accessi in APP per il tesserato

Creazione account di allenatori e/o collaboratori