Fatturazione elettronica: Utilizza il servizio

In questo articolo:

Come inviare la fattura al sistema di interscambio (agenzia delle entrate)

Come verificare che la fattura sia stata correttamente ricevuta

Come modificare una fattura non accettata dal sistema di interscambio

Ricezione e gestione delle fatture passive

Questa funzionalità è inclusa nella versione PLUS e PREMIUM del programma

Una volta attivato il servizio di fatturazione elettronica puoi iniziare a generare ed inviare fatture attive e ricevere fatture passive:

Come creare una fattura attiva

Per utilizzare il servizio, è necessario prima registrare una fattura creando un movimento.

Puoi farlo in due modi:

Entrata incassata

Vai in Movimenti → Transazioni

oppure
Accedi alla scheda Pagamenti dell’atleta (o del fornitore)

Da qui crea un movimento di entrata incassata.

Entrata prevista (da incassare)

Vai in Entrate previste → Da incassare

Da qui crea un movimento di entrata prevista.

Se non hai mai utilizzato l’area finanziaria per la creazione di movimenti in entrata, ti consigliamo di leggere l’articolo introduttivo e l’articolo sulla generazione ed intestazione dei movimenti.

Una volta creata, potrai generare la fattura cliccando sul bottone “Genera” di fianco al movimento:

La numerazione delle fatture sarà progressiva e non segue la stessa delle ricevute.

Dopo aver inserito i dati obbligatori, potrai generarla:

Buono a sapersi! 💡

Prima di generare fatture di consigliamo di aggiornare i dati fiscali della tua associazione dalla sezione club.

I dati del cliente o del tesserato vengono inseriti durante la generazione della fattura, ma puoi anche salvarli per le fatture successive.

In questo modo, la prossima volta che creerai una fattura per la stessa anagrafica li troverai già compilati.

Ti basta selezionare il pulsante dedicato:

Inoltre, qualora sia necessario aggiungere delle note sulla fattura, è possibile personalizzare il campo attivando la voce Gestione personalizzata descrizione pagamenti.

Come inviare la fattura al sistema di interscambio (agenzia delle entrate)

Una volta creata la fattura, ritroverai il numero di fianco al relativo pagamento.

Cliccando sul numero potrai cliccare su “Invia ad Agenzia delle Entrate” per trasmetterla al sistema di interscambio:

Come verificare se la fattura è stata correttamente ricevuta

Dalla sezione “Fatture Attive” del gestionale ritroverai tutte le fatture generate ed inviate. In base al loro stato, hai sempre sott’occhio se sono state accettate o meno dal sistema di interscambio dell’agenzia delle entrate. I possibili “stati” delle fatture sono:

1) Fattura consegnata: La fattura è stata accettata dal sistema di interscambio ed è stata consegnata all’agenzia delle entrata

2) Fattura non consegnata: La fattura è stata accettata dal sistema di interscambio ma non è stata ancora consegnata all’agenzia delle entrata

3) Fattura inviata: La fattura deve essere ancora accettata, in fase di revisione

4) Fattura non inviata: La fattura non è stata inviata dalla società al sistema di interscambio

5) Fattura rifiutata: La fattura non è stata accettata dal sistema di interscambio (e necessita una sostituzione)

Come modificare una fattura non accettata dal sistema di interscambio

I motivi per cui una fattura può essere rifiutata possono essere diversi, ma nella maggior parte dei casi dipendono da dati mancanti o inseriti in modo errato.

Per prima cosa controlla la fattura e verifica che Codice Fiscale, Partita IVA e gli altri dati principali siano corretti.

Una volta individuato l’errore, non reinviare la stessa fattura: è necessario sostituirla.

Per farlo, correggi prima il dato nella transazione o nell’anagrafica del fornitore, poi genera la nuova fattura.

Passaggi:

Vai in Movimenti e seleziona il movimento interessato.
Correggi il dato errato nei dati di fatturazione (ad esempio nell’indirizzo di fatturazione).
Clicca sul numero della fattura accanto al movimento.
Seleziona “Sostituisci” e mantieni lo stesso numero di fattura.

Una volta sostituita la fattura, potrai inviarla nuovamente al servizio di interscambio, rifacendo così partire la procedura di controllo.

Se hai difficoltà a trovare il motivo di rifiuto, ti consigliamo di scrivere una richiesta di assistenza al nostro team.

Come emettere una nota di credito

Per ogni fattura emessa puoi creare una nota di credito direttamente dal gestionale.

Per farlo:

Clicca sul numero della fattura (accanto al movimento).
Seleziona “Nota di credito”.

In questo modo potrai emettere la nota di credito collegata alla fattura originale.

Le note di credito seguiranno una numerazione a parte progressiva.

Dalla sezione “Fatture Attive” avrai la possibilità di filtrare l’elenco ottenendo solo le note di credito:

Ricezione e gestione delle fatture passive

Nella sezione “Documenti > Fatture Passive” hai la possibilità di vedere tutte le fatture passive. Arriveranno sul tuo account Aruba e qualche ora dopo anche su Golee:

Buono a sapersi! 💡

Le fatture passive non creano in automatico una movimentazione in uscita, dovrai aggiungerla tu dalla sezione "Uscite Previste".

Come creare movimenti in entrata e generare fatture

Come richiedere e attivare il servizio di fatturazione elettronica

Come registrare in contabilità una fattura passiva dopo che l'hai ricevuta

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