Attività: pacchetti, scadenze e scalo crediti

Introduzione ai pacchetti

Le Tariffe e i Pacchetti gestiscono entrambi i pagamenti dei tesserati, ma sono pensati per esigenze diverse — qui trovi la spiegazione della differenza.

Un pacchetto è una soluzione che assegni a un tesserato per gestire un servizio a tempo o un numero di ingressi. A differenza delle tariffe — assegnate una sola volta e che possono già contenere tutte le rate della stagione — i pacchetti sono pensati per servizi acquistabili e attivabili più volte durante l'anno.

Usa i pacchetti se la tua associazione o società sportiva gestisce:

• abbonamenti mensili o altri periodi a scadenza,
• tornei,
• carnet di ingressi,
• servizi con date di inizio e fine diverse da tesserato a tesserato.

Se un pacchetto scade e il tesserato vuole proseguire l'attività, devi assegnargli manualmente una nuova attivazione: il rinnovo non è automatico (vedi la sezione "Rinnovo del pacchetto" più sotto).

Cos'è un'attività

I pacchetti sono organizzati per attività. All'interno della stessa attività puoi creare più pacchetti quando il servizio offerto è lo stesso ma cambia qualche caratteristica, ad esempio:

• la durata (ad esempio 30 o 60 giorni);
• il numero di ingressi (crediti) o la frequenza;
• il prezzo (ad esempio tariffa standard o tariffa agevolata).

In questo modo tutte le varianti dello stesso servizio restano raggruppate sotto un'unica attività, mantenendo il listino ordinato.

Per creare un'attività:

1. Vai in Attività.
2. Clicca su Aggiungi.
3. Inserisci Nome e Descrizione: crei così l'attività "contenitore" dentro cui organizzerai i pacchetti (a tempo o a carnet).

Ecco come appare la schermata di creazione:

Cos'è un pacchetto?

Un pacchetto è un tipo di abbonamento che assegni a un tesserato. Può includere:

• una durata o una scadenza (ad esempio 30 giorni), oppure
• un numero di ingressi (carnet).

È utile per ASD o SSD che gestiscono corsi e abbonamenti rinnovabili (mese per mese) oppure formule "a consumo" (a ingressi).

In Golee esistono 4 tipi di pacchetto:

1. Pacchetto a durata (periodo di tempo)

   Prevede un numero di giorni a partire dall'attivazione.

   Esempio: attivi il pacchetto il 15 gennaio con durata 30 giorni → scade il 14 febbraio.

2. Pacchetto con date fisse (periodo prestabilito)

   Il pacchetto è valido solo in un intervallo di date già deciso.

   Esempio: valido dal 1° al 31 gennaio → anche se lo attivi il 2 o il 15, scade comunque il 31.

3. Pacchetto con scadenza fissa

   La scadenza è una data precisa, uguale per tutti. Chi lo attiva usa solo i giorni rimanenti fino a quella data.

   Esempio: scadenza 31 gennaio → attivandolo il 2 hai quasi tutto il mese, attivandolo il 15 hai meno giorni, ma la scadenza resta sempre il 31.

4. Pacchetto a carnet (ingressi)

   Ha un numero limitato di ingressi.

   Esempio: 10 sessioni. Puoi impostare anche una durata oppure lasciarlo senza scadenza.

Cos'è un credito  

Un pacchetto può prevedere una durata, un numero di crediti, oppure entrambe le caratteristiche, a seconda della tipologia scelta.

I crediti rappresentano gli ingressi disponibili per partecipare alle attività: ogni partecipazione consuma un credito del carnet. Ad esempio, un carnet da 10 crediti consente all'atleta di partecipare a un massimo di 10 attività. Esauriti i crediti, il tesserato dovrà acquistare un nuovo pacchetto per continuare a partecipare.

Come creare un pacchetto

1. Apri l'Attività.
2. Vai su Pacchetti.
3. Clicca su Aggiungi e scegli la tipologia di pacchetto che vuoi creare (durata, date fisse, scadenza fissa o carnet).
4. Imposta i dettagli della tipologia scelta.

Esempio di pacchetto con validità di 30 giorni:

Esempio di pacchetto con 5 ingressi (crediti):

5. Clicca su Avanti.
6. Scegli la causale.
7. Inserisci il costo del pacchetto.

Esempio di un pacchetto che ha un costo di 50€ al mese

Come attivare un pacchetto (attivazione da parte della società)

Puoi attivare un pacchetto in due modi:

• Singolarmente: vai in: Atleti → anagrafica dell'atleta → Attivazioni → Aggiungi.
• Massivamente, per più atleti: vai in: Attività → l'attività scelta → Attivazioni → Aggiungi.

Se l'attivazione è massiva:

1. Scegli il pacchetto.
2. Clicca su Seleziona Tesserati.
3. Spunta i tesserati a cui vuoi attivare il pacchetto (puoi anche filtrarli, se serve).

Se attivi il pacchetto dall'anagrafica del singolo utente, puoi personalizzare:

• le date di validità del pacchetto;
• il numero di crediti iniziali, modificandolo rispetto allo standard;
• lo stato del pagamento, indicando se è stato incassato oppure impostando una data prevista d'incasso;
• l'importo, se diverso dal prezzo standard del pacchetto.

Attivazione da parte del tesserato

Se in fase di creazione hai impostato il pacchetto come Attivabile in App, il tesserato può attivarlo in autonomia.

Nella sezione Catalogo dell'app, il tesserato visualizza i pacchetti, gli eventi e gli articoli configurati dalla società come "Attivabili in App" o "Richiedibili in App".

Il tesserato può scegliere:

• il pacchetto da attivare, anche filtrando per attività;
• la data di inizio, se prevista (la durata del pacchetto non è modificabile dal tesserato: è definita dalla società in fase di configurazione).

Per attivare un pacchetto dall'app:

1. Apri l'App Golee.
2. Vai in Catalogo e seleziona Pacchetti.
3. Clicca su Scopri di più.
4. Clicca su Attiva pacchetto.
5. Se il pacchetto non prevede date fisse, seleziona la Data di inizio.

Una volta attivato, tutti i dettagli del pacchetto saranno disponibili nella sezione I tuoi prodotti.

Se il pacchetto è stato configurato a pagamento, verrà generata la relativa rata. Cliccando su dettagli, il tesserato potrà visualizzarla e pagarla tramite Golee Pay, nella sezione Pagamenti.

Collegare i pacchetti al calendario

Puoi collegare i Pacchetti agli eventi del calendario impostando dei requisiti di accesso. In questo modo, solo i tesserati che rispettano i requisiti configurati potranno partecipare all’evento.

Impostare i requisiti dell'attività

Vai in: Attività → Panoramica dell'attività. Qui imposti i requisiti da rispettare per accedere agli eventi collegati all'attività.

Requisito "Pacchetto":

• Pagato: il tesserato deve avere un pacchetto attivo e pagato.
• Anche non pagato, entro la scadenza: il tesserato può accedere anche se il pacchetto non è ancora pagato, purché la data prevista d'incasso non sia passata.
• Anche non pagato: il tesserato può accedere indipendentemente dal pagamento del pacchetto.

Requisito "Visita medica":

• Obbligatoria e valida: il tesserato deve avere una visita medica con data di scadenza impostata e ancora valida.
• Non richiesta: il tesserato può accedere all'evento anche senza data di scadenza della visita medica impostata, o con visita medica scaduta.

Se un tesserato non rispetta i requisiti impostati, non potrà inserirsi nell'evento.

Dal Calendario puoi anche gestire le impostazioni di partecipazione all'evento (o agli eventi, se è impostata la ricorrenza), scegliendo tra:

• Partecipazione libera;
• Solo su invito.

Puoi anche impostare come requisito la presenza di almeno un pacchetto attivo tra quelli collegati all'attività: in questo caso il sistema verifica automaticamente che il tesserato rispetti i requisiti di accesso configurati nell'attività, prima di consentirgli la partecipazione.

Monitorare i pacchetti e le scadenze

Puoi monitorare tutti i pacchetti da Attività. All'interno di ogni attività puoi:

• monitorare lo stato delle attivazioni (attivo, scaduto, in scadenza, da iniziare);
• verificare e modificare le date;
• controllare il pagamento;
• scalare crediti rapidamente;
• controllare quando e come è stata creata l'attivazione;
• esportare le informazioni con il tasto Esporta in alto a destra.

Usa i filtri per estrarre le informazioni che ti servono.

Puoi verificare lo stato degli abbonamenti attivati anche dal profilo del tesserato, nella sezione Attivazioni.

Scalo crediti e ricarica

Una volta attivato un pacchetto a ingressi, lo scalo dei crediti avviene manualmente, a meno che tu non abbia impostato lo scalo automatico.

Scalare un credito manualmente

• Vai in: Attività → Attivazioni.
• Seleziona l'atleta.
• Registra l'utilizzo del credito.

Impostare lo scalo automatico

Se preferisci che il sistema scali i crediti automaticamente quando l'atleta partecipa a un'attività, vai in: Panoramica dell'attività → modalità di scalo → Automatica.

Per usare lo scalo automatico devi:

• collegare l'attività a un evento del calendario;
• impostare i requisiti necessari per lo scalo.

Con lo scalo automatico attivo, il sistema scala il credito automaticamente quando il tesserato conferma la propria partecipazione all'evento dall'app.

Nelle impostazioni dell'evento puoi anche stabilire entro quale limite di tempo il tesserato può confermare o disdire la propria presenza, definendo così fino a quando è possibile modificare la partecipazione e, di conseguenza, lo scalo o il riaccredito dei crediti.

Ricaricare crediti

Se devi aggiungere uno o più crediti a un atleta, usa il pulsante Ricarica: aumenti così il numero di crediti disponibili senza creare una nuova attivazione.

Per ricaricare un pacchetto:

1. Dalla sezione Attivazioni, seleziona il pacchetto da ricaricare.
2. Clicca su Ricarica.
3. Inserisci il numero di crediti da aggiungere.
4. Se vuoi, inserisci una motivazione per la ricarica.
5. Clicca su Aggiungi crediti per confermare.

Notifiche di scadenza

Il gestionale invia notifiche automatiche di scadenza:

• via mail;
• via app (se attiva).

Le notifiche inviate sono:

• 10 giorni prima della scadenza* di un abbonamento: preavviso inviato a iscritto e società;
• il giorno della scadenza: avviso inviato a iscritto e società.

Vai in: Profilo → Impostazioni → Notifiche per decidere se inviare o meno queste notifiche.

Rinnovo del pacchetto

Quando un pacchetto è in scadenza (7 giorni prima della data di fine), aprendone i dettagli trovi il pulsante Rinnovo.

Con un clic puoi:

• rinnovare immediatamente il pacchetto con le stesse condizioni di prezzo e durata, modificandole in base agli accordi presi con il cliente;
• sollecitare il rinnovo direttamente dall'app, lasciando che sia il tesserato a confermarlo.

Se è la società a rinnovare:

1. Seleziona il tipo di pacchetto desiderato o una delle varianti disponibili.
2. Specifica il costo e la durata (di default precompilati con i valori dell'attivazione precedente).
3. Se l'abbonamento prevede un costo, l'iscritto riceve un nuovo pagamento e una nuova data di validità.

Se è l'iscritto a rinnovare, le condizioni restano le stesse del pacchetto precedente.

Esempio: Alessandro Bianchi attiva un abbonamento di 30 giorni. Il giorno stesso della scadenza lo rinnova per i prossimi 30 giorni: dopo l'operazione, il gestionale mostra lo stato di entrambe le attivazioni (una terminata e pagata, una iniziata oggi con il residuo).

Esempio: Alessandro Bianchi attiva un abbonamento della durata di 30 giorni che terminata oggi, oggi stesso lo rinnova per i prossimi 30 giorni, a seguito dell'operazione mi ritroverò lo stato delle due attivazioni (una terminata e pagata, una iniziata oggi con il residuo):

Sollecito massivo dei pacchetti scaduti

Se hai bisogno di ricordare a più tesserati di rinnovare uno o più pacchetti scaduti, puoi inviare una notifica massiva direttamente dalle attivazioni dei pacchetti.

1. Vai nell'Attività.
2. Apri la sezione Attivazioni.
3. Seleziona uno o più pacchetti scaduti, oppure usa l'opzione per selezionarli tutti.
4. Clicca su Sollecita rinnovo.

Prima dell'invio puoi personalizzare il testo del messaggio.

Come gestire l'ordine di un articolo

Puoi usare gli Articoli per gestire il materiale che la società mette a disposizione dei tesserati, come divise, kit o altro materiale.

Per inserire un nuovo articolo, devi prima creare un'Attività (vedi la sezione "Cos'è un'attività" più sopra).

Per creare un articolo:

1. Apri l'attività.
2. Vai nella sezione Articoli.
3. Clicca su Aggiungi.
4. Compila i campi richiesti:
   • Nome
   • Descrizione (opzionale)
   • Visibilità: non visibile in app oppure richiedibile in app
   • Foto: fino a 3 immagini
   • Prezzi: le diverse opzioni disponibili (ad esempio le taglie S, M, ecc.) e il relativo prezzo
5. Clicca su Crea.

Gestire una richiesta di acquisto

Se l'articolo è richiedibile tramite app, il tesserato potrà richiederne l'acquisto direttamente dall'app.

Quando un tesserato effettua una richiesta, riceverai una notifica.

Cliccando sulla notifica, Golee ti porterà direttamente all'anagrafica del tesserato.

Nella sezione Articoli potrai quindi assegnare al tesserato l'articolo richiesto, completando così la gestione dell'ordine e generando la rata nella sezione pagamenti dell'anagrafica.

Potrebbe servirti anche:

• Come creare configurazioni di pagamento (utile se gestisci quote annuali)
• Come gestire i pagamenti di abbonamenti o altre entrate per iscritti e tesserati
• Come generare ricevute fiscali per abbonamenti o altre entrate