Pacchetti per corsi e monitoraggio scadenze

Con Golee puoi creare abbonamenti e carnet e assegnarli a uno o più atleti. In questo modo puoi tenere sotto controllo se hanno pagato e quanti giorni o ingressi gli restano.

Usa questa sezione se nella tua associazione/società sportiva gli iscritti pagano corsi o abbonamenti che scadono dopo un periodo preciso (per esempio 30 o 60 giorni).

Esempio: oggi un tesserato si iscrive e paga un mese. Il mese successivo decide se rinnovare: se non rinnova, non potrà partecipare ai corsi.

Questa sezione è utile anche se i tuoi iscritti non hanno tutti le stesse date di inizio e fine abbonamento (cioè ogni atleta può avere scadenze diverse).

Se invece la tua ASD o SSD prevede una quota annuale (pagata tutta insieme oppure a rate), ti consigliamo di usare la sezione “Tariffe”.

Cos'è un'attività?

I pacchetti vengono organizzati in gruppi principali, così è più facile tenerli in ordine.

Per esempio, se hai più versioni dello stesso pacchetto (stessa attività) ma cambiano:

• la durata (es. 30 o 60 giorni)
• il numero di ingressi o la frequenza
• il prezzo (es. tariffa standard o agevolata)

puoi raccoglierli tutti sotto un’unica attività.

In questo modo la sezione “Pacchetti” resta più chiara, ordinata e semplice da gestire.

Per creare un'attività:

• Vai in Area finanziaria > Listino prezzi > Pacchetti.
• Clicca su “Aggiungi”
• Inserisci Nome e Descrizione: in questo modo crei l’attività “contenitore” dentro cui potrai salvare più pacchetti simili.

Cos'è un pacchetto?

Un pacchetto è un tipo di abbonamento che puoi assegnare a un tesserato. Un pacchetto può includere:

• una durata o una scadenza (per esempio 30 giorni)
• oppure un numero di ingressi (carnet)

È dunque utile per ASD o SSD che gestiscono corsi e abbonamenti rinnovabili (mese per mese) oppure formule “a consumo” (a ingressi).

In Golee esistono 4 tipi di pacchetto:

1. Pacchetto a durata (periodo di tempo)

   Hai un numero di giorni a partire dall’attivazione.

   Esempio: acquisti il 15 gennaio, durata 30 giorni → scade il 14 febbraio.

2. Pacchetto con date fisse (periodo prestabilito)

   Il pacchetto è valido solo in un intervallo di date già deciso.

   Esempio: valido dal 1° gennaio al 31 gennaio → anche se lo acquisti il 2 o il 15, scade comunque il 31.

3. Pacchetto con scadenza fissa

   La scadenza è una data precisa, uguale per tutti. Chi lo attiva usa solo i giorni che mancano a quella data.

   Esempio: scadenza 31 gennaio → se lo attivi il 2 hai quasi tutto il mese, se lo attivi il 15 hai meno giorni, ma la scadenza resta sempre il 31.

4. Pacchetto a carnet (ingressi)

   Hai un numero limitato di ingressi.

   Esempio: 10 allenamenti. Puoi decidere se impostare anche una durata (oppure lasciarlo senza scadenza).

Come creare un pacchetto

Per creare un pacchetto, segui questi passaggi.

1. Configurazione

• Vai in Area finanziaria > Listino prezzi > Pacchetti.
• Clicca su “Aggiungi” per creare una nuova attività.
• Inserisci Nome e Descrizione: in questo modo crei l’attività “contenitore” dentro cui potrai salvare più pacchetti simili.

Dopo aver creato l’attività:

• entra nell’attività (es. Atletica leggera)
• vai su “Pacchetti”
• clicca “Aggiungi” per inserire i pacchetti collegati a quell’attività

Si aprirà una finestra dove puoi:

• scegliere il tipo di pacchetto (durata, date fisse, scadenza fissa o carnet)
• impostare i dettagli del pacchetto
• (opzionale) attivare “Attivabile via app”, se vuoi permettere ai tesserati di attivarlo dall’app

Esempio di un pacchetto che ha una validità di 30 giorni:

Esempio di un pacchetto che prevede 10 ingressi:

2. Prezzo

Dopo la configurazione:

• clicca “Avanti”
• scegli la causale
• inserisci il costo del pacchetto (es. 50€ al mese)

Esempio di un pacchetto che ha un costo di 50€ al mese

Come attivo un pacchetto

Dopo aver creato un pacchetto, è necessario attivarlo. L'attivazione può essere effettuata:

• Singolarmente, per un singolo atleta, da Lista Atleti > seleziona l'atleta > Pacchetti > Aggiungi
• Massivamente, per più atleti contemporaneamente, da Listino Prezzi > Pacchetti > Attivazioni

Se l'attivazione è massiva:

1. Selezione il pacchetto
2. Clicca su Seleziona Tesserati
3. Se necessario, filtra i tesserati
4. Spunta i tesserati a cui vuoi attivare il pacchetto.

Durante l’attivazione, puoi personalizzare:

• Le date di validità del pacchetto.
• Il numero di crediti iniziali, modificandolo rispetto allo standard.
• Lo stato della rata, indicando se è stata incassata o meno.
• L'importo della rata, nel caso in cui sia diverso dal prezzo standard del pacchetto.

Monitoraggio dei pacchetti e scadenze

Puoi monitorare tutti i pacchetti da Listino Prezzi > Pacchetti > Attivazioni. Qui potrai, per ciascun pacchetto:

• monitorare lo stato -> Attivo, scaduto, in scadenza, da iniziare;
• controllare il pagamento
• scalare crediti rapidamente
• verificare data e punto di attivazione del pacchetto
• data di inizio e scadenza del pacchetto
• esportare le informazioni con il tasto Esporta in alto a destra

Usa i filtri per estrarre le informazioni a te utili.

Anche dal profilo del singolo tesserato, nella sezione "pacchetti" puoi verificare lo stato degli abbonamenti attivati.

Scalo Crediti e Ricarica

Una volta attivato il pacchetto a ingressi, lo scalo dei crediti avviene manualmente. Per farlo:

1. Vai a Listino Prezzi > Pacchetti > Attivazioni.
2. Cerca l’atleta a cui scalare il credito (usa i filitri se vuoi isolare solo i pacchetti a ingressi).
3. Usa il tasto Usa Credito dalla tabella

Se necessario, puoi aggiungere crediti tramite il pulsante "Ricarica":

1. Dalla stessa area Attivazioni, clicca sul pacchetto da ricaricare
2. Clicca su Ricarica
3. Digita i crediti da aggiungere
4. (Facoltativo) Aggiungi una motivazione per la ricarica
5. Salva cliccando su Aggiungi Crediti

Notifiche di scadenza

Certo, le notifiche automatiche vengono mandate:

• via mail
• via APP (se attiva)

Le notifiche inviate sono:

• 10 giorni* prima della scadenza di un abbonamento: preavviso inviato a iscritto e società
• Giorno della scadenza: avviso mandato a iscritto e società

Dalla sezione Profilo > Impostazioni > Notifiche potrai decidere se inviare o meno queste notifiche.

Attivazione da parte dell'iscritto (da App)

Se in fase di creazione hai impostato il pacchetto come Attivabile in App, questa sezione ti spiega come il tesserato può procedere all'attivazione in autonomia.

Nella sezione Pacchetti, il tesserato avrà visibilità soltanto di quelli che avete reso attivabili da app. Da qui potrà scegliere:

• quale pacchetto attivare (filtrando anche per attività);
• data di inizio (la durata non è modificabile in quanto è già stata impostata dalla società in fase di creazione).

I passaggi sono:

1. Aprire l'app Golee
2. Selezionare Pacchetti > Attiva Nuovo
3. Cliccare su Scopri di più
4. Cliccare su Attiva Pacchetto
5. Se il pacchetto non è a date fisse, è possibile scegliere la Data di Inizio.

Una volta attivato, tutti i dettagli relativi al pacchetto saranno visibili nella scheda adiacente I miei Pacchetti.

Inoltre, se il pacchetto è stato impostato come A Pagamento, si genererà la rata corrispondente, che il tesserato potrà vedere e pagare con Golee Pay dall'area Pagamenti.

Rinnovo del pacchetto

Appena un pacchetto raggiunge lo stato In Scadenza (7 giorni prima della data di fine), aprendo i dettagli troverai un nuovo pulsante Rinnovo.

Con un semplice clic potrai:

• Rinnovare immediatamente il pacchetto con le stesse condizioni di prezzo e durata, modificandolo in base agli accordi presi con il cliente;
• Sollecitare il rinnovo direttamente dall’app, lasciando che sia il tesserato a confermarlo.

Se è la società a rinnovare:

1. selezionare il tipo di pacchetto desiderato o optare per una delle varianti disponibili.
2. specificare il costo e la durata: di default saranno precompilati con i valori dell'attivazione precedente.
3. se l'abbonamento prevede un costo, l'iscritto avrà un nuovo pagamento ed una nuova data di validità.

Se è l'iscritto a rinnovare, le condizioni rimangono le stesse del pacchetto precedente.

Esempio: Alessandro Bianchi attiva un abbonamento della durata di 30 giorni che terminata oggi, oggi stesso lo rinnova per i prossimi 30 giorni, a seguito dell'operazione mi ritroverò lo stato delle due attivazioni (una terminata e pagata, una iniziata oggi con il residuo):

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