Pacchetti per corsi e monitoraggio scadenze

Con Golee puoi creare dei pacchetti con una scadenza fissa o un numero di giorni ed attribuirli ad uno o ad un gruppo di atleti, monitorando così il pagamento ed i giorni residui dell'abbonamento.

Ti consigliamo di utilizzare questa sezione se la tua associazione / società sportiva prevede il pagamento di corsi o abbonamenti che hanno una scadenza (es. 30 giorni, 60 giorni..) Es: oggi il tesserato si iscrive, paga il mese e il prossimo mese decide se rinnovare, se non rinnova non potrà partecipare ai corsi.

Se invece la tua ASD o SSD prevede il pagamento di quota annuali pagate in un'unica soluzione o rateizzabili, ti consigliamo di impostare delle configurazioni di pagamento.

Cos'è un pacchetto?

Un pacchetto è un abbonamento che può essere associato ad un tesserato che può avere:

• un numero di giorni Alla Scadenza (es. 30 giorni)
• un pagamento collegato previsto (es. 30€)

Può essere quindi utilizzato da ASD o SSD che prevedono corsi ed abbonamenti a consumo (numero di ingressi) o che possono essere rinnovati tra un mese e l'altro.

I pacchetti all'interno di Golee possono essere di quattro tipologie:

• Pacchetto con "periodo di tempo" (es. 30 giorni). Può essere utilizzato nel caso chi lo attiva avrà a disposizione quel numero di giorni dal momento dell'attivazione. Es. acquisti il 15 gennaio, durata 30 giorni, hai scadenza il 14 febbraio.
• Pacchetto a date fisse. Può essere utilizzato nel caso tu abbia dei prodotti attivabili in un range fisso di date (es. dal primo gennaio al 31 gennaio). Sia che venga acquistato il 2 sia che venga acquistato il 15 del mese, la tua scadenza sarà comunque il 31.
• Pacchetto con scadenza fissa: Chi lo attiva avrà a disposizione i giorni rimasti alla scadenza. Es. scadenza fissa il 31 gennaio, sia che venga acquistato il 2 sia che venga acquistato il 15 del mese, la tua scadenza sarà comunque il 31
• Pacchetto con carnet ad ingressi: Chi lo attiva avrà a disposizione un numero finito di ingressi. Es. vengo a 10 allenamenti in un periodo di tempo che può essere definito o meno

Cos'è un'attività?

I pacchetti vengono raggruppati in macrogruppi, che permettono di organizzare al meglio le varianti di pacchetti simili tra loro. Ad esempio, se hai pacchetti che differiscono per durata, frequenza degli ingressi o tariffa agevolata, ma fanno riferimento alla stessa attività, questi saranno facilmente organizzabili sotto un'unica Attività. Questo garantisce una vista chiara e ordinata, migliorando la navigazione e la gestione dell'area pacchetti.

Come creare un pacchetto

Per creare un pacchetto, i passaggi da seguire sono i seguenti:

1. Configurazione

Dalla voce Pacchetti dell’area finanziaria hai la possibilità di creare un nuovo pacchetto cliccando su Aggiungi. Come prima cosa dovrai scegliere l'attività a cui questo pacchetto è collegato.

Una volta inseriti il Nome e la Descrizione, andrà specificata la Tipologia.

Infine, l'ultima voce permette di rendere il pacchetto Attivabile da App, in modo che i tesserati possano procedere in autonomia all'attivazione.

Esempio di un pacchetto che ha una validità di 30 giorni:

Per quanto riguarda il pacchetto con carnet ad ingressi, l'unico passaggio aggiuntivo prevede la definizione di quanti crediti sono previsti all'attivazione del pacchetto stesso.

Esempio di un pacchetto che prevede 10 ingressi:

2. Prezzo

Una volta scelta la configurazione, potrai cliccare su Avanti e passare alla parte relativa al Prezzo, dove potrai scegliere la causale ed il costo del corso.

Esempio di un pacchetto che ha un costo di 50€ al mese

Come gestisco i Carnet ad Ingressi?

Dopo aver creato un pacchetto, è necessario attivarlo. L'attivazione può essere effettuata:

• Singolarmente, per un singolo atleta.
• Massivamente, per più atleti contemporaneamente.

1. Personalizzazione dell’attivazione

Durante l’attivazione, puoi personalizzare:

• Le date di validità del pacchetto.
• Il numero di crediti iniziali, modificandolo rispetto allo standard.
• Lo stato della rata, indicando se è stata incassata o meno.
• L'importo della rata, nel caso in cui sia diverso dal prezzo standard del pacchetto.

2. Utilizzo e gestione dei crediti

Una volta attivato il pacchetto, lo scalo dei crediti avviene manualmente. Per farlo:

1. Accedi all'area Pacchetti.
2. Cerca l’atleta a cui scalare il credito.
3. Apri i dettagli del suo pacchetto.
4. Clicca su "Utilizza Credito" per registrare un ingresso.

Se necessario, puoi anche aggiungere crediti tramite il pulsante "Ricarica", utile quando il tesserato estende il pacchetto.

Quando i crediti finiscono, il pulsante "Ricarica" diventa "Rinnova", permettendo di riattivare l’abbonamento scaduto.

Tutte le operazioni effettuate (attivazioni, utilizzi, ricariche e rinnovi) vengono registrate nella sezione Storico, garantendo un monitoraggio completo delle modifiche apportate.

Come associare il pacchetto a tesserati / iscritti o gruppi?

Una volta creato il pacchetto potrai cliccarci sopra in elenco e passare all'area Attivazioni e cliccare su Aggiungi:

Quando aggiungi dei tesserati ad un abbonamento, potrai personalizzare due opzioni:

• Le date di inizio e fine: queste sono importanti nel caso di un abbonamento con validità a numero di giorni (es. 30 giorni). Potrai personalizzarle nel caso un'attivazione abbia più o meno giorni di validità rispetto allo standard del pacchetto (es. attivo l'iscritto oggi ma sarà valido da prossima settimana).
• Lo stato del pagamento: gli/lo iscritti/o che sta attivando quel pacchetto, lo ha/hanno già pagato? lo potrai specificare in questa fase per aggiornare il suo stato pagamenti.

Come monitoro scadenze o giorni residui?

Puoi verificare il residuo dei giorni o lo stato del pagamento da due punti:

1) Direttamente nel pacchetto, dalla sottosezione "attivazioni" hai un resoconto di tutte le persone che hanno quell'abbonamento attivo con il residuo dei giorni e lo stato del pagamento:

2) Dal profilo del singolo tesserato / iscritto, nella sezione "pacchetti" puoi verificare lo stato degli abbonamenti attivati da lui / lei:

Il gestionale mi manda notifiche di scadenza? e le manda anche all'iscritto?

Certo, le notifiche automatiche vengono mandate sia via mail che push in APP ai collaboratori admin (o al superadmin) dell'amministrazione ma anche agli stessi iscritti con la seguente cadenza:

• 7 giorni* prima della scadenza di un abbonamento: preavviso inviato a iscritto e società
• Giorno della scadenza: avviso mandato a iscritto e società

Come gestire il rinnovo del pacchetto da parte dell'iscritto?

Se il tesserato / iscritto decide di rinnovare un abbonamento potrai aggiungerlo, hai la possibilità di rinnovare il pacchetto.

Appena un pacchetto raggiunge lo stato In Scadenza, aprendo i dettagli troverai un nuovo pulsante Rinnovo.

Con un semplice clic potrai:

• Rinnovare immediatamente il pacchetto con le stesse condizioni di prezzo e durata, modificandolo in base agli accordi presi con il cliente;
• Sollecitare il rinnovo direttamente dall’app, lasciando che sia il tesserato a confermarlo.

Qualora la società proceda al rinnovo dell'abbonamento, sarà possibile selezionare il tipo di pacchetto desiderato o optare per una delle varianti disponibili.

Successivamente, sarà necessario specificare il costo e la durata, i quali di default saranno precompilati con i valori dell'attivazione precedente.

Se l'abbonamento prevede un costo, l'iscritto avrà un nuovo pagamento ed una nuova data di validità.

Esempio: Alessandro Bianchi attiva un abbonamento della durata di 30 giorni che terminata oggi, oggi stesso lo rinnova per i prossimi 30 giorni, a seguito dell'operazione mi ritroverò lo stato delle due attivazioni (una terminata e pagata, una iniziata oggi con il residuo):

Come il tesserato o iscritto attiva in autonomia il suo abbonamento dall'APP?

Se in fase di creazione hai impostato il pacchetto come Attivabile in App, questa sezione ti spiega come il tesserato può procedere all'attivazione in Autonomia.

Questa sarà la sezione Pacchetti del tesserato, che avrà visibilità soltanto di quelli che avete reso attivabili da app. Da qui potrà scegliere:

• quale pacchetto attivare;
• data di inizio.

Facendo clic su Scopri di più, il tesserato sarà guidato all'attivazione in autonomia, che potrà confermare con il bottone Attiva Pacchetto.

L'ultimo step prima della conclusione è la scelta della data di inizio. La durata non è modificabile in quanto è già stata impostata dalla società in fase di creazione.

Una volta attivato, tutti i dettagli relativi al pacchetto saranno visibili nella scheda adiacente I miei Pacchetti.

Inoltre, se il pacchetto è stato impostato come A Pagamento, si genererà la rata corrispondente, che il tesserato potrà vedere e pagare con Golee Pay dall'area Pagamenti della sua App.

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