Cambio e gestione di stagione sportiva

In Golee hai la possibilità di impostare una nuova stagione sportiva ed accedere sempre all’archivio stagioni passate.

Quando fare il passaggio alla stagione successiva?

Per impostare o modificare la data di inizio della stagione attiva, vai su Profilo > Impostazioni > Utilizza stagione > Modifica.

La data di inizio della stagione determina il giorno in cui Golee ti proporrà la procedura di passaggio alla stagione sportiva successiva.

45 giorni prima della data impostata, Golee ti proporrà una procedura guidata per agevolare il passaggio dei dati alla nuova stagione.

Se non modifichi la data di inizio stagione, la procedura verrà proposta nel giorno impostato durante la registrazione del gestionale, ma non sarà automatica. Andrà fatta manualmente.

Quando arriverà la data prevista, nella parte superiore del gestionale comparirà un banner con il pulsante Nuova stagione, dal quale potrai avviare la procedura.

Gestione della stagione ad anno solare

Se la tua stagione sportiva coincide con l'anno solare, puoi impostare l'opzione Utilizza stagione Annuale. Non sarà più necessario scegliere la data, la stagione cambierà automaticamente il primo giorno del nuovo anno.

Cosa succede con i dati al passaggio di stagione

1. Tutti gli atleti e le squadre vengono riportati alla nuova stagione.

2. Potrai decidere se lo stato degli atleti sarà "confermato" o "non confermato". In entrambi i casi, rimarranno tutti in elenco e manterranno l'associazione ai loro gruppi.

3. Se preferisci, puoi anche scegliere di non mantenere i tesserati nei gruppi attuali e riassegnarli in un secondo momento.

4. Viene creata la nuova stagione.

5. I dati finanziari vengono azzerati e potrai reimpostare i pagamenti di entrate e uscite. Il listino prezzi non viene cancellato, potrai modificare date - causali ed importi.

6. Viene creato un Archivio Stagione, che ti consente di continuare a consultare ed operare su dati e movimenti, modificandoli o aggiornandoli.

Come gestire i tesserati > opzione 1 (consigliata): al passaggio di stagione non sono ancora confermati

Per "confermare" un tesserato, hai tre possibilità:

1. Apri la sua anagrafica e lo modifichi cliccando sul banner rosso in alto:

2. Approvi una richiesta di Iscrizione che ha compilato.
3. Selezioni gli atleti in elenco e li confermi massivamente:

Se, quando hai terminato il processo di conferma, hai alcune anagrafiche che non sono state ancora confermate e non devono rimanere "attive" nella nuova stagione ti consigliamo di archiviarle.

Come gestire i tesserati > opzione 2: I tesserati al passaggio di stagione sono tutti confermati

Per togliere la "conferma" un tesserato, hai due possibilità:

1. Dalle azioni a destra lo "archivi":

In caso di Atleta Archiviato, il tesserato non sarà più visibile in elenco e non riceverà comunicazioni o altri messaggi.

2. Cliccando sul tesserato e rimuovendo lo stato di conferma, cliccando sul banner verde in alto:

Se il tesserato è Non Confermato, sarà visibile in elenco dei tesserati attivi e potrai sempre mandargli comunicazioni e/o avvisi.

Differenza tra tesserato confermato, non confermato, archiviato o eliminato dalla stagione

All'interno della piattaforma un tesserato può trovarsi in quattro stati diversi. Ogni stato determina quali funzionalità rimangono attive e quali vengono disabilitate.

Tesserato confermato

Il tesserato confermato è un atleta attivo nella stagione.

Con questo stato:

• può essere invitato agli eventi del calendario (es. allenamenti);
• lui o il genitore ricevono le notifiche automatiche;
• ricevi notifiche sulle sue scadenze;
• riceve i messaggi inviati dalla bacheca;
• mantiene l'associazione ai gruppi;
• viene conteggiato nella dashboard;
• mantiene i pagamenti previsti (non ancora incassati);
• ha accesso al proprio profilo nell'App;
• è visibile nell'archivio;
• rimane nel libro soci (se socio);
• mantiene tutti i pagamenti incassati e le ricevute;
• tutte le informazioni possono essere recuperate.

Tesserato non confermato

Il tesserato non confermato è presente nella stagione ma non è ancora stato confermato come atleta attivo.

Con questo stato:

• non può essere invitato agli eventi del calendario;
• non riceve notifiche automatiche;
• non genera notifiche sulle proprie scadenze (ad eccezione di eventuali scadenze già gestite manualmente);
• continua a ricevere i messaggi della bacheca;
• mantiene l'associazione ai gruppi;
• continua ad essere conteggiato nella dashboard;
• mantiene i pagamenti previsti;
• mantiene l'accesso al proprio profilo nell'App;
• è consultabile nell'archivio;
• rimane nel libro soci (se socio);
• mantiene pagamenti incassati e ricevute;
• tutti i dati possono essere recuperati.

Quando utilizzarlo: quando il tesserato è stato inserito nella stagione ma non deve ancora essere considerato attivo (ad esempio in attesa della conferma dell'iscrizione).

Tesserato archiviato

Il tesserato archiviato non è più un atleta attivo nella stagione, ma i suoi dati vengono conservati.

Con questo stato:

• non può essere invitato agli eventi;
• non riceve notifiche automatiche;
• non genera notifiche sulle scadenze;
• non riceve messaggi dalla bacheca;
• viene rimosso dai gruppi;
• non viene conteggiato nella dashboard;
• i pagamenti previsti non ancora incassati non vengono mantenuti;
• mantiene l'accesso al proprio profilo nell'App;
• è disponibile nella sezione Archivio;
• rimane nel libro soci (se socio);
• mantiene tutti i pagamenti incassati e le ricevute;
• tutte le informazioni possono essere recuperate.

Quando utilizzarlo: quando il tesserato ha terminato l'attività ma desideri conservarne lo storico completo.

Tesserato eliminato dalla stagione

L'eliminazione dalla stagione rimuove il tesserato dalla stagione corrente, mantenendo solamente lo storico necessario.

Con questo stato:

• non può essere invitato agli eventi;
• non riceve notifiche automatiche;
• non genera notifiche sulle scadenze;
• non riceve messaggi dalla bacheca;
• non appartiene più ai gruppi;
• non viene conteggiato nella dashboard;
• i pagamenti previsti vengono rimossi;
• non ha più accesso al proprio profilo nell'App;
• non compare nell'archivio della stagione;
• rimane nel libro soci (se socio);
• vengono mantenuti i pagamenti già incassati e le eventuali ricevute;
• le informazioni storiche restano recuperabili.

Quando utilizzarlo: quando desideri rimuovere completamente il tesserato dalla stagione corrente senza perdere lo storico amministrativo.

Quale stato scegliere?

Come gestire gruppi e categorie dopo il passaggio di stagione

Se l’intero gruppo cambia nome senza che i partecipanti cambino (es. Squadra UNDER 17 che diventa UNDER 18), ti consigliamo semplicemente di modificare il nome alla squadra.

Come accedere e modificare dati e pagamenti delle stagioni precedenti

La procedura di passaggio ti consente di iniziare a lavorare sulla nuova stagione, ma non blocca i dati e l'accesso alla stagione passata. Potrai visualizzare i dati anagrafici e modificare lo stato dei pagamenti.

Esempio: se Mario Rossi non ha finito di pagare la quota della passata stagione e la salda dopo che hai fatto il passaggio, potrai tornare alla vecchia e registrare il saldo.

In ogni sezione che prevede una stagione, di fianco al titolo della sezione potrai cambiarla e visualizzare i dati di quella passata.

Come spostare pagamenti tra una stagione e l'altra

Se devi registrare un pagamento e hai necessita di trasferire la rata dalla passata stagione alla nuova, dalla sezione Movimenti hai la possibilità di selezionare le rate e cliccare su Modifica Stagione:

Le rate verranno imputate alla stessa anagrafica nella stagione selezionata.

Quando è consigliato fare il cambio di stagione sportiva?

Anche se può sembrare comodo iniziare a preparare la nuova stagione prima che quella attuale sia finita, consigliamo di aspettare fino alla fine della stagione prima di fare il passaggio.

Per una gestione più semplice e per evitare di registrare i pagamenti della vecchia stagione in quella nuova, (anche se è possibile spostarli in un momento successivo), è meglio aspettare che la stagione in corso sia davvero conclusa prima di procedere.

Posso aggiungere una stagione pregressa?

Sì. Anche se stai utilizzando il gestionale nella stagione corrente, puoi creare una stagione precedente e utilizzarla per inserire dati storici, come anagrafiche e movimenti, relativi ad anni passati.

Per creare una stagione pregressa:

• accedi alle impostazioni del tuo profilo dalla Dashboard;
• vai in Impostazioni > Stagione;
• crea una nuova stagione precedente a quella attuale.

Come trasferire i tesserati?

Per aggiungere uno o più tesserati a un'altra stagione:

• accedi alla lista dei tesserati;
• seleziona i nominativi desiderati;
• premi su Altro > Aggiungi a stagione.

Come gestire i movimenti?

Se i movimenti sono già presenti nel gestionale, puoi spostarli in un'altra stagione seguendo la procedura descritta nel paragrafo precedente dell'articolo.

Se invece i movimenti non sono ancora stati inseriti in Golee, puoi importarli direttamente nella stagione pregressa. Per maggiori dettagli sull'importazione dei movimenti, consulta l'articolo dedicato.