Cambio e gestione di stagione sportiva

In Golee hai la possibilità di impostare una nuova stagione sportiva ed accedere sempre all’archivio stagioni passate.

Quando faccio il passaggio alla stagione successiva?

Per impostare o modificare la data di inizio della stagione attiva, vai su Profilo > Impostazioni > Utilizza stagione > Modifica.

La data di inizio della stagione determina il giorno in cui Golee ti proporrà la procedura di passaggio alla stagione sportiva successiva.

45 giorni prima della data impostata, Golee ti proporrà una procedura guidata per agevolare il passaggio dei dati alla nuova stagione.

Se non modifichi la data di inizio stagione, la procedura verrà proposta automaticamente nel giorno impostato durante la registrazione del gestionale.

Quando arriverà la data prevista, nella parte superiore del gestionale comparirà un banner con il pulsante Nuova stagione, dal quale potrai avviare la procedura.

Gestione della stagione ad anno solare

Se la tua stagione sportiva coincide con l'anno solare, puoi impostare l'opzione Utilizza stagione Annuale. Non sarà più necessario scegliere la data, la stagione cambierà automaticamente il primo giorno del nuovo anno.

Cosa succede con i dati al passaggio di stagione

1. Tutti gli atleti e le squadre vengono riportate alla nuova stagione.
2. Potrai decidere se lo stato degli atleti sarà "confermato" o "non confermato". In entrambi i casi, rimarranno tutti in elenco.
3. Viene creata la nuova stagione.
4. I dati finanziari vengono azzerati e potrai reimpostare i pagamenti di entrate e uscite.
5. Viene creato un Archivio Stagione, che ti consente di continuare a consultare ed operare su dati e movimenti, modificandoli o aggiornandoli.

Come gestire i tesserati > opzione 1 (consigliata): al passaggio di stagione non sono ancora confermati

Per "confermare" un tesserato, hai tre possibilità:

1. Apri la sua anagrafica e lo modifichi cliccando sul banner rosso in alto:

2. Approvi una richiesta di Iscrizione che ha compilato.
3. Selezioni gli atleti in elenco e li confermi massivamente:

Se, quando hai terminato il processo di conferma, hai alcune anagrafiche che non sono state ancora confermate e non devono rimanere "attive" nella nuova stagione ti consigliamo di archiviarle.

Come gestire i tesserati > opzione 2: I tesserati al passaggio di stagione sono tutti confermati

Per togliere la "conferma" un tesserato, hai due possibilità:

1. Dalle azioni a destra lo "archivi":

In caso di Atleta Archiviato, il tesserato non sarà più visibile in elenco e non riceverà comunicazioni o altri messaggi.

2. Cliccando sul tesserato e rimuovendo lo stato di conferma, cliccando sul banner verde in alto:

Se il tesserato è Non Confermato, sarà visibile in elenco dei tesserati attivi e potrai sempre mandargli comunicazioni e/o avvisi.

Tutte le differenze: tesserato archiviato, Confermato o Non Confermato, Eliminato

Controlla la tabella di seguito per vedere le differenze tra i vari stati delle anagrafiche dei tesserati:

• Tesserato confermato
• Tesserato non confermato
• Tesserato archiviato
• Tesserato eliminato dalla stagione

Come gestire gruppi e categorie dopo il passaggio di stagione

Se l’intero gruppo cambia nome senza che i partecipanti cambino (es. Squadra UNDER 17 che diventa UNDER 18), ti consigliamo semplicemente di modificare il nome alla squadra.

Come accedere e modificare dati e pagamenti delle stagioni precedenti

La procedura di passaggio ti consente di iniziare a lavorare sulla nuova stagione, ma non blocca i dati e l'accesso alla stagione passata. Potrai visualizzare i dati anagrafici e modificare lo stato dei pagamenti.

Esempio: se Mario Rossi non ha finito di pagare la quota della passata stagione e la salda dopo che hai fatto il passaggio, potrai tornare alla vecchia e registrare il saldo.

In ogni sezione che prevede una stagione, di fianco al titolo della sezione potrai cambiarla e visualizzare i dati di quella passata.

Come spostare pagamenti tra una stagione e l'altra

Se devi registrare un pagamento e hai necessita di trasferire la rata dalla passata stagione alla nuova, dalla sezione Movimenti hai la possibilità di selezionare le rate e cliccare su Modifica Stagione:

Le rate verranno imputate alla stessa anagrafica nella stagione selezionata.

Posso creare stagioni sportive antecedenti a quella di inizio su Golee?

Al momento non è possibile inserire stagioni antecedenti alla prima creata in fase di registrazione (se sei partito dalla 24/25, non puoi creare la 23/24). È però possibile:

1. Creare entrate ed uscite retrodatate, se hai necessità di recuperare le quote o le spese sostenute da inizio anno o stagione.
2. Inserire /importare anagrafiche non attive e spostarle massivamente in archivio atleti, mantenendo così lo storico dei soci o tesserati della tua Società.

Quando è consigliato fare il cambio di stagione sportiva?

Anche se può sembrare comodo iniziare a preparare la nuova stagione prima che quella attuale sia finita, consigliamo di aspettare fino alla fine della stagione prima di fare il passaggio.

Per una gestione più semplice, e prevenire di registrare pagamenti della vecchia stagione in quella nuova (anche se è possibile spostarli in un momento successivo), è meglio aspettare che la stagione in corso sia davvero conclusa prima di procedere.

Posso aggiungere una stagione pregressa?

Sì. Anche se stai utilizzando il gestionale nella stagione corrente, puoi creare una stagione precedente e utilizzarla per inserire dati storici, come anagrafiche e movimenti, relativi ad anni passati.

Per creare una stagione pregressa:

• accedi alle impostazioni del tuo profilo dalla Dashboard;
• vai in Impostazioni > Stagione;
• crea una nuova stagione precedente a quella attuale.

Come trasferire i tesserati?

Per aggiungere uno o più tesserati a un'altra stagione:

• accedi alla lista dei tesserati;
• seleziona i nominativi desiderati;
• premi su Altro > Aggiungi a stagione.

Come gestire i movimenti?

Se i movimenti sono già presenti nel gestionale, puoi spostarli in un'altra stagione seguendo la procedura descritta nel paragrafo precedente dell'articolo.

Se invece i movimenti non sono ancora stati inseriti in Golee, puoi importarli direttamente nella stagione pregressa. Per maggiori dettagli sull'importazione dei movimenti, consulta l'articolo dedicato.