Inserimento tesserati: Moduli di iscrizione

Cosa sono le Iscrizioni e a cosa servono

Le Iscrizioni rappresentano il metodo più rapido e completo per inserire i tesserati. Dall'area " iscrizioni" puoi creare uno o più link condivisibili con atleti, genitori, soci o staff. Il link apre un modulo compilabile online (sia da cellulare che da computer) con tutti i dati anagrafici della persona e, nel caso di minorenni, del genitore:

  
Una volta compilato ti arriverà una richiesta sul gestionale che potrai approvare. Se la approvi tutti i dati del modulo te le ritroverai in elenco tesserati.
Es: Mario Rossi, genitore di Luca Rossi, compila il link inserendo tutte le informazioni del figlio (indirizzo, codice fiscale, contatti ecc) e di se stesso. Dopo averla inviata, tu ricevi una notifica, controlli i dati e se è tutto corretto, la approvi inserendo l’atleta in uno o in più gruppi. Luca Rossi apparirà con tutti i dati nell’elenco atleti.

Come creare un modulo e condividerlo

Dalla sezione "iscrizioni" del menù puoi cliccare su "aggiungi" per creare il tuo primo modulo, definendo il nome (Es. "iscrizioni 24/25"). Una volta salvato, cliccando sul modulo accedi ad un'area "richieste" dove vedi i due metodi di condivisione:

  • Il link, copiabile e/o condivisibile tramite Whatsapp e email
  • Il QR Code, stampabile in un formato A4

Buono a sapersi💡

I link dei moduli sono pubblici. Puoi condivderli su gruppi di Whatsapp o inserirli nel tuo sito web!


Come personalizzare i moduli di iscrizione

Per ogni link che crei, puoi personalizzare:

  1. Impostazioni base
  2. Dati richiesti
  3. Consensi privacy da accettare
  4. Allegati da caricare

Impostazioni base

Cliccando sul link, nella sezione "impostazioni" potrai cliccare su "modifica" e personalizzare:

  • Il link o il titolo del modulo
  • Il colore
  • La descrizione
  • Il messaggio finale per chi lo compila

La descrizione è molto importante perchè rimane fissa in alt nel modulo, può essere utilizzare per dare delle indicazioni per la compilazione:

Buono a sapersi💡

Attenzione a modificare il link se hai già condiviso il modulo, perchè quello precedente diventerà obsoleto.

Dati richiesti

In quest'area puoi aggiungere dati, oltre a quelli "base" (sempre obbligatori), che richiederai nel tuo modulo. Per aggiungere un dato richiesto, ti è sufficiente selezionarlo in elenco, tra tutti quelli disponibili. Puoi anche selezionare se un dato è obbligatorio o meno:

 

Buono a sapersi💡

Se richiedi al tesserato di scegliere il gruppo, puoi cliccare sulla piccola rotella di impostazioni per selezionare (in base ai gruppi che hai creato nel gestionale), quelli che il tesserato può scegliere in elenco quando compilerà il modulo. Quest'operazione viene comoda con la selezione delle settimane del camp estivo o, nel caso di polisportive, se necessiti di un link diverso per ogni disciplina.

Consensi e privacy

Spiegati in dettaglio in questo articolo

In questa sezione le tuo link di iscrizione puoi configurare consensi privacy che il tesserato o il genitore dovranno accettare in fase di compilazione. Puoi utilizzarlo per ottenere consensi sul regolamento della società o sull'utilizzo delle foto per fini commerciarli.

Per impostare i tuoi consensi puoi cliccare su "raccolta consensi / informazioni" e aggiungere un nuovo consenso, specificando il nome, la descrizione e allegando un documento PDF.

Una volta aggiunto almeno un consenso, per ogni modulo che crei lo potrai selezionare e rendere obbligatorio o facoltativo:


Buono a sapersi💡

I consensi sono tracciati. Per ognuno di essi potrai controllare chi lo ha accettato oltre che la data e l'ora dell'accettazione. Potrai vederli tutti ed effettuare filtri utili nell'area "consensi" del tuo gestionale.

Allegati

Ultimo, ma non meno importante, nel tuo modulo di iscrizione puoi richiedere che il tesserato o il genitore carichi un allegato come il documento di identità o la copia della visita medica. Per richiedere il caricamento puoi cliccare su "aggiungi" e dare un nome all'allegato richiesto:

Buono a sapersi💡

Se il tesserato compila il modulo da telefono, potrà utilizzare la fotocamera per caricare il documento.


Compilazione del modulo di iscrizione

Ci sono alcune logiche importanti da comprendere prima di condividere il tuo modulo di iscrizione:
  1. Differenza tra minorenni e maggiorenni: Il modulo di iscrizione è impostato per ottenere dati corretti nel caso di tesserati minorenni o maggiorenni. Grazie ad una verifica sul Codice Fiscale inserito, il modulo chiederà i dati di almeno un genitore (obbligatori) se il ragazzo è minorenne.
  2. Verifica dei dati: Il modulo fa controlli sulla veridicità dei dati inseriti come il codice fiscale, la mail o il numero di telefono, così da assicurarti di avere sempre il dato giusto.

Buono a sapersi💡

Il modulo è compilabile da qualsiasi dispositivo munito di connessione: computer, tablet o telefono cellulare.


Cosa succede dopo che il tesserato ha compilato un modulo?

Ricevi la richiesta sottoforma di notifica, sul gestionale e via email:

 
Cliccandoci sopra verrai reindirizzato al modulo di riferimento, dove nell'area "richieste" le vedrai tutte e le potrai approvare, modificare o eliminare:


Cosa succede quando approvi un iscrizione?

Quando clicchi su approva, puoi scegliere in che gruppo inserire l’atleta o lo staff e salvare. Puoi inoltre scegliere se attribuire l'atleta alla quota o ai pagamenti che dovrà fare (configurazioni di pagamento) in base a quelle che hai impostato.

 Una volta approvata, se hai la notifica attiva, il tesserato o il genitore riceverà un messaggio al suo indirizzo email di avvenuta conferma (che puoi personalizzare o disattivare dalle impostazioni).

Una volta confermato e inserito in elenco atleti, potrai infine attivargli o meno il suo account in APP:


Se ho già inserito un tesserato, posso utilizzare un modulo di iscrizione per aggiornare i dati mancanti?

Si, puoi utilizzare la iscrizione per aggiornare i dati di un tesserato già inserito, il gestionale capirà che il tesserato è lo stesso (dal Codice fiscale) ed invece che creare il doppione, aggiornerà l'anagrafica. Tutti i dati già presenti nel tesserato e non presenti sul file rimarranno tali. Al contrario, tutti i dati non presenti nel tesserato ma presenti sul file verranno aggiornati.
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