Inserimento o riconferma dei tesserati con modulo di iscrizione

Cosa sono le Iscrizioni e a cosa servono

Le Iscrizioni sono il modo più rapido per inserire nuovi tesserati in Golee.

Dalla sezione Iscrizioni puoi creare moduli digitali da condividere con:

• atleti e genitori
• soci
• staff

I moduli si compilano da smartphone o computer e servono a raccogliere tutti i dati necessari.

Qui di seguito è presente un video di formazione completo con tutte le informazioni più importanti per la creazione e la gestione dei moduli di iscrizioni.

Come creare un modulo e condividerlo

Dalla sezione "iscrizioni" del menù puoi cliccare su "Crea modulo" per creare il tuo primo modulo. Una volta salvato, potrai condividere il modulo in più modalità:

• Tramite link, copiandolo e/o condividendolo tramite Whatsapp
• Tramite QR Code, generando un documento stampabile.

Ecco un video che spiega la funzionalità:

Come personalizzare i moduli di iscrizione

Per ogni modulo che crei, potrai personalizzare:

1. Impostazioni base
2. Dati richiesti
3. Consensi privacy da accettare
4. Allegati da caricare
5. Pagamenti da effettuare
6. Altre impostazioni (messaggio iniziale e finale, notifica di approvazione e rifiuto)

Impostazioni base

Cliccando sul link, nella sezione "impostazioni" potrai cliccare su "modifica" e personalizzare:

• Il link o il titolo del modulo
• Il colore

Nel modulo puoi chiedere, oltre ai dati base (sempre obbligatori), anche altri dati.

Per aggiungere un dato:

1. scegli il campo dall’elenco dei dati disponibili
2. indica se quel campo è obbligatorio oppure facoltativo

Se nel modulo chiedi di scegliere un gruppo:

1. Vai sul campo Gruppo
2. Clicca sulla rotella (impostazioni)
3. Seleziona i gruppi che vuoi mostrare in elenco (tra quelli creati nel gestionale)
4. Clicca Salva (in basso a destra)

Questa opzione è utile anche per far scegliere in autonomia settimane (es. camp estivo) o corsi.

Consensi e privacy

Spiegati in dettaglio in questo articolo

Nel link di iscrizione puoi inserire i consensi che genitore o tesserato devono accettare durante la compilazione (es. regolamento società, uso di foto e video).

Per aggiungere un consenso:

1. apri Raccolta consensi / informazioni
2. clicca Aggiungi nuovo consenso
3. inserisci nome e descrizione
4. allega il PDF
5. salva

Per alcuni consensi può essere necessaria una firma "a mano" rispetto ad una spunta su una casella. In questo caso puoi richiedere la firma online tramite la funzione Raccolta consensi. La funzione della firma online è spiegata meglio in questo articolo.

Allegati

Ultimo, ma non meno importante, nel tuo modulo di iscrizione puoi richiedere che il tesserato o il genitore carichi un allegato come il documento di identità o la copia della visita medica. Per richiedere il caricamento puoi cliccare su "Aggiungi" e dare un nome all'allegato richiesto.

Ecco un video che spiega la funzionalità:

Posso aggiungere campi personalizzati oltre a quelli presenti?

Assolutamente sì!

Ci sono due modalità:

• Direttamente dal modulo iscrizione
• Attraverso le Impostazioni > Configurazione dati

1. Dal Modulo Iscrizione

Da qui cliccando su Crea nuovo campo potrai aggiungere un nuovo dato da richiedere ai tesserati nel momento dell'iscrizione, rendendolo obbligatorio o meno.

Andando poi su Configurazione potrai scegliere tra:

• Testo libero
• Menù a tendina
• Checkbox (si/no)
• Data
• Testo libero lungo
• Numero

Scegliendo ad esempio il menù a tendina potrai dare diverse scelte ai tuoi tesserati tra cui scegliere. Potrai anche consentire la scelta multipla!

Cliccando avanti potrai visualizzare un'anteprima di quello che i tuoi tesserati vedranno nel modulo. Nota che questa anteprima è solo illustrativa e non salva dati nel gestionale.

Cliccando Crea Campo sarà possibile visualizzarlo tra i campi personalizzati all'interno del menù iscrizione, dati richiesti.

Dopo la creazione, il campo sarà disponibile in Dati Richiesti > Dati Personalizzati nel modulo di iscrizione.

2. Attraverso le Impostazioni > Configurazione dati

Accedi alle impostazioni

• Clicca sull'icona del profilo e vai su Impostazioni > Configurazione dati.

  

Dopo aver fatto ciò segui i passaggi già sopra descritti.

Inoltre, nella tabella atleti, potrai usarlo per:

• Filtrare le anagrafiche
• Ordinarle
• Esportare i dati in PDF o Excel, proprio come per i campi standard.

Come aggiungere un pagamento al modulo di iscrizione

Se chi si iscrive o riconferma l'iscrizione deve anche pagare un acconto o la somma del corso, per farlo potrai aggiungere un pagamento obbligatorio o facoltativo dalla sezione "pagamenti".

• Se è obbligatorio, il tesserato sarà costretto a pagare per poterti confermare l'iscrizione. Attenzione, se il tesserato non effettua il pagamento richiesto, riceverai comunque la richiesta, con uno stato di "Pagamento non effettuato". In questo caso, potrai rifiutare la richiesta se lo desideri.
• Se è facoltativo, il tesserato potrà pagare in un secondo momento ed inviare l'iscrizione con solo i dati inseriti.

Per farlo dalla sezione "pagamenti" del modulo di iscrizione che stai configurando ti è sufficiente cliccare su "aggiungi", digitare importo e causale e salvare:

Quando approvi l'iscrizione, puoi controllare (nel caso di pagamento facoltativo) se il tesserato ha pagato o meno e approvarla o rifiutare la richiesta:

Compilazione del modulo di iscrizione

Logiche importanti del modulo di iscrizione:

1) Minorenni e maggiorenni

Il modulo calcola l’età dal Codice Fiscale.

• Se il tesserato è minorenne, richiede i dati di almeno un genitore (obbligatori).
• Se è maggiorenne, non li richiede.

2) Controllo dei dati inseriti

Il modulo controlla alcuni campi per ridurre errori, ad esempio:

• Codice Fiscale
• email
• numero di telefono

Ecco un video che spiega la funzionalità:

Cosa succede dopo che il tesserato ha compilato un modulo?

Riceverai la richiesta sotto forma di notifica, sul gestionale e via email:

Come gestire riconferme e tesserati già iscritti?

Il link del modulo può essere compilato da:

• tesserati già iscritti
• nuove persone che vogliono iscriversi

Per ogni modulo puoi creare un modulo separato per le riconferme, così puoi:

• chiedere meno dati (solo quelli che servono)
• richiedere consensi/documenti diversi
• impostare pagamenti diversi

Per crearlo:

1. apri il modulo di iscrizione (quello principale)
2. clicca “Clicca qui per creare un modulo esclusivo per le riconferme”

In base al Codice Fiscale inserito, il sistema riconosce automaticamente se la persona è:

• già presente in anagrafica (riconferma)
• nuova (nuova iscrizione)

In questo modo viene indirizzata al modulo corretto e segue il flusso giusto.

Quando approvi una riconferma, il gestionale non crea una nuova anagrafica.

Aggiorna invece l’anagrafica già presente con i nuovi dati inseriti.

Cosa succede quando approvi un'iscrizione?

Quando clicchi Approva puoi:

• scegliere il gruppo in cui inserire l’atleta o lo staff
• (se previsto) associare quota/pagamenti in base alle configurazioni che hai impostato
• cliccare Salva

1. Notificare il tesserato: inviando un messaggio di avvenuta approvazione
2. Abilitare l'accesso in APP: in questo modo il tesserato potrà accedere all'applicazione e gestire tutti i suoi dati direttamente da li (vedi anche questo articolo a riguardo)

Dopo aver approvato un’iscrizione, puoi trovare tutte le informazioni in:

Anagrafica atleta > Moduli compilati

Qui vedi:

• data di approvazione
• dati inseriti nel modulo (tutte le informazioni fornite in compilazione)

Capacità del modulo (numero massimo di iscrizioni)

La capacità serve a impostare quante iscrizioni puoi approvare con quel modulo.

• Imposti un numero massimo (es. 10)

• Il limite riguarda solo le richieste Approvate

  In panoramica vedi il conteggio, ad esempio 4/10

  • 4 = richieste già approvate
  • 10 = capacità massima

Cosa succede quando raggiungi la capacità

• Quando arrivi al limite (es. 10/10), le nuove richieste non vengono approvate automaticamente
• Le richieste restano nella lista e finiscono nello stato In attesa
• Per approvarle, devi prima liberare posti (ad esempio spostando/rifiutando una richiesta già approvata) oppure aumentare la capacità del modulo

Cosa succede quando rifiuti un'iscrizione?

Se un corso/categoria è pieno (o vuoi non accettare la richiesta), puoi agire in due modi dalla lista iscrizioni:

1) Elimina richiesta

• clicca i tre puntini accanto alla richiesta

• seleziona Elimina

  → la richiesta viene cancellata (senza messaggi)

2) Rifiuta richiesta

• clicca i tre puntini accanto alla richiesta

• seleziona Rifiuta

  → la richiesta viene rifiutata e puoi inviare un messaggio con la motivazione a genitore/tesserato

Differenza:

• Rifiuta = puoi comunicare il motivo
• Elimina = cancella la richiesta

Chiusura delle iscrizioni: impostare una scadenza

Dalla sezione Stato puoi decidere fino a quando il modulo resta compilabile.

• Chiudi ora: blocca subito le iscrizioni (il modulo non è più compilabile)

  Imposta scadenza: scegli una data/ora di chiusura automatica

  • fino a quella scadenza il modulo resta aperto
  • alla scadenza passa automaticamente in chiuso e non accetta nuove richieste

Come modifico il link al modulo di iscrizione?

1. Apri il modulo e vai in Panoramica
2. Nella sezione Link del modulo, clicca Modifica

Da qui puoi:

• modificare solo la parte finale del link
• oppure modificare anche la parte iniziale cliccando Modifica link completo

Come stampare la scheda di iscrizione dopo aver ricevuto la richiesta

Accanto a una richiesta, puoi stampare un riepilogo con i dati inseriti e i consensi accettati.

1. Clicca sui tre puntini a destra della richiesta
2. Seleziona Stampa

Una volta stampata, potrai decidere se inviarla o condividerla in APP al tesserato.

Troverai il documento generato nella medesima sezione della scheda atleta.

Puoi stampare lo stesso riepilogo anche dopo l’approvazione, dalla scheda del tesserato:

1. Apri l’anagrafica del tesserato
2. Vai su Documenti > Moduli compilati
3. Clicca l’icona Stampa (il pulsante con la stampante)

Differenze: Modulo online e modulo cartaceo

Il modulo di iscrizione online può sostituire a tutti gli effetti ciò che tu ottieni con il modulo di iscrizione cartaceo a inizio anno, con più vantaggi sulla gestione dei dati anagrafici, dei consensi e dei pagamenti:

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Utilizzare il modulo di iscrizione per gestire camp estivi, open day o altre attività