Modulo di iscrizione

A cosa serve il modulo di iscrizione

Le Iscrizioni sono il modo più rapido per inserire nuovi tesserati in Golee.

Dalla sezione Moduli di Iscrizione puoi creare moduli digitali da condividere con:

• atleti e genitori
• soci
• staff

I moduli si compilano da smartphone o computer e servono a raccogliere tutti i dati necessari.

Qui di seguito è presente un video di formazione completo con tutte le informazioni più importanti per la creazione e la gestione dei moduli di iscrizioni.

Creazione e condivisione del modulo

Dalla sezione "Moduli di Iscrizione" del menù puoi cliccare su "Crea modulo" per creare il tuo primo modulo. Una volta salvato, potrai condividere il modulo in più modalità:

• Tramite link, copiandolo e/o condividendolo tramite Whatsapp
• Tramite QR Code, generando un documento stampabile.

Ecco un video che spiega la funzionalità:

Configurazione dei moduli di iscrizione

Per ogni modulo di iscrizione puoi personalizzare:

• Impostazioni base, presenti nella Panoramica
• Dati richiesti
• Consensi privacy
• Allegati da caricare
• Pagamenti
• Altre impostazioni (messaggio iniziale e finale, notifiche di approvazione e rifiuto)

Impostazioni base

Dalla panoramica del modulo puoi modificare diverse impostazioni, tra cui:

• Link del modulo
• Colore
• Titolo

Nel modulo puoi richiedere, oltre ai dati base (sempre obbligatori), informazioni aggiuntive da compilare durante l'iscrizione.

Per aggiungere un dato:

1. Seleziona il campo dall'elenco dei dati disponibili.
2. Scegli se renderlo obbligatorio o facoltativo.

Se nel modulo è prevista la scelta di un gruppo:

1. Apri il campo Gruppo.
2. Clicca sull'icona delle impostazioni.
3. Seleziona i gruppi che desideri mostrare tra quelli presenti nel gestionale.
4. Clicca su Salva.

Consensi e privacy

Spiegati in dettaglio in questo articolo

Nel modulo di iscrizione puoi inserire i consensi che il tesserato o il genitore devono accettare durante la compilazione, ad esempio il regolamento della società o l'autorizzazione all'utilizzo di foto e video.

Per aggiungere un consenso:

1. Clicca su Aggiungi.
2. Inserisci nome e descrizione.
3. Allega il PDF.
4. Salva.

Per alcuni documenti può essere necessario richiedere una firma anziché una semplice accettazione tramite spunta. In questi casi puoi utilizzare la funzione di firma online approfondita in questo articolo.

Allegati

Nel modulo di iscrizione puoi richiedere il caricamento di allegati, come documento d'identità, certificato medico o altri documenti.

Per aggiungere un allegato richiesto, clicca su Aggiungi e inserisci il nome del documento da caricare.

Ecco un video che spiega la funzionalità:

Campi personalizzati

Sì, è possibile creare campi personalizzati da utilizzare nei moduli di iscrizione.

Puoi crearli in due modi:

• direttamente dal modulo di iscrizione;
• da Impostazioni > Configurazione dati.

1. Dal Modulo Iscrizione

Cliccando su Crea nuovo campo puoi aggiungere un nuovo dato da richiedere ai tesserati durante l'iscrizione, scegliendo se renderlo obbligatorio o facoltativo.

Nella sezione Configurazione puoi scegliere tra diverse tipologie di campo:

• Testo libero
• Menù a tendina
• Checkbox (Sì/No)
• Data
• Testo libero lungo
• Numero

Ad esempio, selezionando Menù a tendina puoi proporre diverse opzioni tra cui scegliere e, se necessario, consentire la selezione multipla.

Cliccando su Avanti puoi visualizzare un'anteprima del campo all'interno del modulo di iscrizione. L'anteprima è puramente illustrativa e non salva alcun dato nel gestionale.

Una volta completata la configurazione, clicca su Crea campo per salvarlo.

Dopo la creazione, il campo sarà disponibile nella sezione Dati richiesti > Dati personalizzati del modulo di iscrizione.

2. Attraverso le Impostazioni > Configurazione dati

In alternativa, puoi creare un campo personalizzato anche dalle impostazioni del gestionale.

Per farlo:

1. Clicca sull'icona del profilo.
2. Vai su Impostazioni > Configurazione dati.
3. Clicca su Crea nuovo campo.
4. Segui i passaggi di configurazione descritti sopra.

I campi personalizzati creati possono essere utilizzati anche nella tabella atleti per:

• filtrare le anagrafiche;
• ordinare i dati;
• esportare le informazioni in PDF o Excel, come per i campi standard.

Pagamenti tramite modulo di iscrizione

Se chi si iscrive o riconferma l'iscrizione deve anche pagare un acconto o la somma del corso, per farlo potrai aggiungere un pagamento obbligatorio o facoltativo dalla sezione "pagamenti".

• Se è obbligatorio, il tesserato sarà costretto a pagare per poterti confermare l'iscrizione. Attenzione, se il tesserato non effettua il pagamento richiesto, riceverai comunque la richiesta, con uno stato di "Pagamento non effettuato". In questo caso, potrai rifiutare la richiesta se lo desideri.
• Se è facoltativo, il tesserato potrà pagare in un secondo momento ed inviare l'iscrizione con solo i dati inseriti.

Per farlo dalla sezione "pagamenti" del modulo di iscrizione che stai configurando ti è sufficiente cliccare su "aggiungi", digitare importo e causale e salvare:

Quando approvi l'iscrizione, puoi controllare (nel caso di pagamento facoltativo) se il tesserato ha pagato o meno e approvarla o rifiutare la richiesta:

Come funzionano gli sconti nel modulo d'iscrizione

Lo sconto configurabile nel modulo d'iscrizione si applica esclusivamente ai prodotti: i prodotti sono gli eventi e gli articoli configurati all'interno del modulo.

Ad esempio, se nel modulo è presente un evento che rappresenta una settimana di camp estivo, lo sconto può essere applicato a quella settimana.

Lo sconto configurato nel modulo d'iscrizione non è applicabile alle tariffe, ovvero ai pagamenti associati ai tesserati. Le tariffe sono gestite separatamente e non possono essere scontate tramite la configurazione del modulo d'iscrizione.

Funzionamento del modulo di iscrizione

Logiche importanti del modulo di iscrizione:

Gestione di minorenni e maggiorenni

Il modulo determina automaticamente l'età del tesserato a partire dal Codice Fiscale.

• Se il tesserato è minorenne, viene richiesto l'inserimento dei dati di almeno un genitore.
• Se il tesserato è maggiorenne, i dati del genitore non vengono richiesti.

Controllo dei dati inseriti

Per ridurre gli errori di compilazione, il modulo verifica alcuni dati inseriti dagli utenti, tra cui:

• Codice Fiscale
• Indirizzo email
• Numero di telefono

Ecco un video che spiega la funzionalità:

Gestione delle richieste di iscrizione

Quando un tesserato completa il modulo di iscrizione, riceverai una notifica sia nel gestionale sia via email.

• approvare la richiesta;
• modificare i dati inseriti;
• eliminare la richiesta;
• stampare il modulo.

Tutte le richieste rimangono consultabili all'interno del modulo di iscrizione.

Riconferma: iscrizione dei tesserati già esistenti

Se desideri raccogliere le iscrizioni di tesserati già presenti nel gestionale, puoi creare un modulo dedicato alle riconferme.

Per ogni modulo di iscrizione è possibile creare una versione separata per le riconferme, che ti permette di:

• richiedere solo i dati necessari;
• raccogliere consensi e documenti differenti;
• configurare pagamenti specifici.

Per creare un modulo di riconferma:

1. Apri il modulo di iscrizione principale.
2. Clicca su "Clicca qui per creare un modulo esclusivo".

Approvazione e rifiuto delle richieste

Quando gestisci una richiesta di iscrizione, puoi approvarla, rifiutarla o eliminarla.

In fase di approvazione puoi scegliere il gruppo in cui inserire il tesserato (atleta o membro dello staff) e, se previsto, associare quote e pagamenti in base alle configurazioni del modulo.

Dopo aver approvato l'iscrizione, puoi:

• inviare una notifica di conferma al tesserato;
• abilitare l'accesso all'App Golee, permettendogli di consultare e aggiornare i propri dati (vedi anche questo articolo a riguardo).

Le informazioni relative ai moduli approvati sono sempre consultabili in Anagrafica atleta > Moduli compilati, dove troverai la data di approvazione e tutti i dati inseriti durante la compilazione.

Se invece non desideri accettare la richiesta, puoi:

• Rifiutarla, inviando una comunicazione con la motivazione al tesserato o al genitore;
• Eliminarla, rimuovendola senza inviare alcuna comunicazione.

Gestione richieste incomplete

Se nel modulo di iscrizione viene impostato un costo obbligatorio, le richieste degli utenti che compilano il modulo ma non completano il pagamento verranno inserite automaticamente nella sezione “Incomplete”.

Da questa sezione è possibile gestire facilmente tutte le richieste non concluse.

Invio Sollecito Massivo

Puoi selezionare una o più richieste incomplete e inviare un promemoria ai tesserati, seguendo questi passaggi:

• seleziona le richieste
• clicca sull’icona della campanella
• invia la notifica di sollecito

Spostamento da approvare

Le richieste incomplete possono anche essere spostate manualmente nello stato “Da approvare”, senza inviare alcun sollecito.

Per farlo:

• seleziona una o più richieste incomplete
• clicca su “Sposta in da approvare”

Le richieste verranno:

• rimosse dalla lista delle incomplete
• inserite nella sezione “Da approvare”

Quando un tesserato compila e invia un modulo di iscrizione senza completare il pagamento, la richiesta viene comunque registrata e la società riceve una notifica di avvenuta iscrizione.

Per ricevere correttamente queste notifiche, assicurati che nelle Impostazioni > Notifiche sia attiva la notifica "Richiesta d'iscrizione pagata".

Richiesta inviata senza pagamento

Se il tesserato invia il modulo ma non completa il pagamento, riceverai una notifica di richiesta di iscrizione.

In questa fase:

• i dati inseriti nel modulo sono già disponibili alla società;
• l'iscrizione risulta ancora incompleta;
• il tesserato può accedere successivamente e completare il pagamento senza dover compilare nuovamente il modulo.

Richiesta completata con pagamento

Quando il tesserato completa anche il pagamento, riceverai una seconda notifica che conferma il completamento dell'intera procedura di iscrizione.

In questa fase:

• la richiesta non è più considerata incompleta;
• il pagamento risulta registrato correttamente;

Modifica del link del modulo

1. Per modificare il link del modulo di iscrizione:
   1. Apri il modulo e accedi alla sezione Panoramica.
   2. Nella sezione Link del modulo, clicca su Modifica.
2. Da qui puoi:
   • modificare solo la parte finale del link;
   • modificare l'intero link cliccando su Modifica link completo.

Capacità del modulo (numero massimo di iscrizioni)

La capacità del modulo consente di limitare il numero di iscrizioni che possono essere approvate.

Ad esempio, impostando una capacità di 10 iscrizioni, potrai approvare al massimo 10 richieste.

Il conteggio considera esclusivamente le richieste approvate. Nella panoramica del modulo puoi visualizzare in ogni momento lo stato delle iscrizioni, ad esempio:

• 4/10 = 4 richieste approvate su 10 posti disponibili.

Raggiungimento della capacità massima

• Quando viene raggiunto il limite impostato (ad esempio 10/10), le nuove richieste non possono essere approvate e vengono automaticamente inserite nello stato In attesa.

  Per approvare nuove richieste puoi:

  • aumentare la capacità del modulo;
  • liberare posti rimuovendo o rifiutando una richiesta già approvata.

Chiusura del modulo: impostare una scadenza

Dalla sezione Stato puoi decidere fino a quando il modulo resterà compilabile.

Puoi scegliere tra due opzioni:

• Chiudi ora: blocca subito le iscrizioni e rende il modulo non più compilabile.
• Imposta scadenza: ti permette di scegliere una data e un orario di chiusura automatica.

Fino alla scadenza impostata, il modulo resterà aperto. Una volta raggiunta la data e l'ora indicate, il modulo passerà automaticamente allo stato Chiuso e non accetterà nuove richieste.

Lingue disponibili per il modulo

Durante la compilazione del modulo, i tesserati possono selezionare una lingua diversa utilizzando il menu disponibile in alto a destra.

Stampa della scheda di iscrizione

Puoi visualizzare e stampare un riepilogo dell'iscrizione contenente i dati inseriti e i consensi accettati dal tesserato.

Per stampare una richiesta ricevuta:

1. Clicca sui tre puntini accanto alla richiesta.
2. Seleziona Stampa.

Puoi inoltre accedere allo stesso riepilogo anche dopo l'approvazione dell'iscrizione:

1. Apri l'anagrafica del tesserato.
2. Vai su Documenti > Moduli compilati.
3. Clicca sull'icona Stampa.

Differenze tra modulo cartaceo e modulo di iscrizione online

Il modulo di iscrizione online può sostituire il tradizionale modulo cartaceo utilizzato per raccogliere iscrizioni, dati anagrafici, consensi e documenti.

La gestione digitale delle iscrizioni consente di semplificare il lavoro amministrativo, ridurre gli errori di inserimento e centralizzare tutte le informazioni all'interno del gestionale, inclusi dati anagrafici, consensi, allegati e pagamenti.

Entrambe le modalità permettono di raccogliere i dati necessari all'iscrizione, ma il modulo online offre numerosi vantaggi che semplificano il lavoro della segreteria e migliorano l'esperienza del tesserato.

Caricamento dei documenti

Con il modulo online, il tesserato può allegare direttamente i documenti richiesti, come certificati medici, documenti di identità o altra documentazione.

Con il modulo cartaceo, invece, i documenti devono essere consegnati separatamente.

Pagamento dell'iscrizione

Il modulo online permette di effettuare il pagamento direttamente durante la compilazione dell'iscrizione.

Con il modulo cartaceo, il pagamento deve essere gestito separatamente.

Consensi e firma

Entrambe le modalità consentono al tesserato di esprimere i consensi privacy e firmare il modulo.

Con il modulo online, inoltre, i consensi vengono registrati e rimangono tracciati nel sistema, permettendone anche la rettifica nel corso dell'anno, quando necessario.

Condivisione del modulo

Il modulo online può essere condiviso rapidamente tramite un semplice link, senza inviare documenti o stampe.

Il modulo cartaceo, invece, richiede la distribuzione del modulo in formato fisico o PDF.

Stampa del modulo

Il modulo cartaceo deve essere necessariamente stampato per poter essere compilato e firmato.

Il modulo online, invece, non richiede alcuna stampa.

Gestione delle riconferme

Il modulo online facilita le riconferme per le stagioni successive, poiché i dati già inseriti dal tesserato vengono riproposti e devono essere aggiornati solo se necessario.

Con il modulo cartaceo, invece, ogni iscrizione deve essere ricompilata manualmente.

Compilazione da qualsiasi dispositivo

Il modulo online può essere compilato ovunque, da smartphone, tablet o computer, semplicemente aprendo il link ricevuto.

Il modulo cartaceo, invece, richiede la consegna e la compilazione del documento in formato cartaceo.

Modulo per chi è in prova

Posso utilizzare un modulo di iscrizione per raccogliere le richieste di prova?

No. Al momento non è possibile creare un modulo dedicato agli atleti in prova.

Nel gestionale non esiste uno stato "In prova". Ogni richiesta inviata tramite un modulo di iscrizione viene considerata una richiesta di tesseramento e, una volta approvata, il richiedente viene registrato come tesserato della società.

Se hai la necessità di gestire gli atleti che stanno svolgendo un periodo di prova, puoi utilizzare un normale modulo di iscrizione e, dopo l'approvazione, inserirli in un gruppo dedicato, ad esempio "Prova".

In questo modo potrai gestirli separatamente dagli altri tesserati. Se l'atleta decide di iscriversi definitivamente, sarà sufficiente spostarlo nel gruppo corretto. Se invece non prosegue l'attività, potrai archiviarne l'anagrafica.

Come gestire le pre-iscrizioni

Se desideri raccogliere delle pre-iscrizioni prima di aprire le iscrizioni definitive, puoi gestirle direttamente attraverso il modulo di iscrizione.

Crea un gruppo dedicato alle pre-iscrizioni

Per gestire più facilmente gli utenti che compilano il modulo, ti consigliamo di creare un gruppo chiamato "Pre-iscrizioni".

Successivamente, configura il gruppo come obbligatorio all'interno del modulo di iscrizione, in modo che tutti gli utenti che compilano il modulo vengano automaticamente inseriti nel gruppo.

Questo ti permetterà di identificare rapidamente tutti i pre-iscritti e gestirli in modo più semplice.

Per farlo, dovrai cliccare sulle impostazioni ⚙️ accanto alla voce "gruppi" del modulo, scegliere solo quel gruppo e renderne obbligatoria la selezione.

È necessario creare una nuova stagione per gestire le pre-iscrizioni?

No, non è obbligatorio creare una nuova stagione per gestire le pre-iscrizioni.

Nella maggior parte dei casi è consigliabile mantenere aperta la stagione attuale e organizzare le pre-iscrizioni utilizzando strumenti dedicati, senza creare una nuova stagione.

Per una gestione ordinata, è sufficiente configurare:

• un modulo di iscrizione dedicato alle pre-iscrizioni;
• un gruppo specifico in cui inserire gli atleti che effettuano la pre-iscrizione;
• una tariffa o un pagamento dedicato per l'eventuale acconto richiesto, utilizzando una causale chiara.

Quando sarà il momento di lavorare sulla nuova stagione, potrai confermare i tesserati nei gruppi, così da mantenere il gruppo creato per la pre-iscrizione.

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