Modulo di iscrizione

A cosa serve il modulo di iscrizione

Le iscrizioni tramite modulo sono il modo più corretto e completo per inserire nuovi tesserati in Golee.

Dalla sezione Moduli di Iscrizione puoi creare moduli digitali da condividere con i tuoi tesserati.

Qui di seguito è presente un video di formazione completo con tutte le informazioni più importanti per la creazione e la gestione dei moduli di iscrizioni.

Creazione e condivisione del modulo

Dalla sezione "Moduli di Iscrizione" del menù puoi cliccare su "Crea modulo" per creare il tuo primo modulo. Una volta salvato, potrai condividere il modulo in più modalità:

• Tramite link, copiandolo e/o condividendolo tramite Whatsapp
• Tramite QR Code, generando un documento stampabile.

Ecco un video che spiega la funzionalità:

Configurazione dei moduli di iscrizione

Per ogni modulo di iscrizione puoi personalizzare:

• Impostazioni base, presenti nella Panoramica
• Dati richiesti
• Consensi privacy
• Allegati da caricare
• Pagamenti
• Altre impostazioni (messaggio iniziale e finale, notifiche di approvazione e rifiuto, firma in fase di iscrizione)

Impostazioni base

Dalla panoramica del modulo puoi modificare diverse impostazioni, tra cui:

• Link del modulo
• Colore
• Titolo

Nel modulo puoi richiedere, oltre ai dati base (sempre obbligatori), informazioni aggiuntive da compilare durante l'iscrizione.

Per aggiungere un dato:

1. Seleziona il campo dall'elenco dei dati disponibili.
2. Scegli se renderlo obbligatorio o facoltativo.

Se nel modulo è prevista la scelta di un gruppo:

1. Apri il campo Gruppo.
2. Clicca sull'icona delle impostazioni.
3. Seleziona i gruppi che desideri mostrare tra quelli presenti nel gestionale.
4. Clicca su Salva.

Consensi e privacy

Spiegati in dettaglio in questo articolo

Nel modulo di iscrizione puoi inserire i consensi che il tesserato o il genitore devono accettare durante la compilazione, ad esempio il regolamento dell'organizzazione o l'autorizzazione all'utilizzo di foto e video.

Per aggiungere un consenso:

1. Clicca su Aggiungi.
2. Inserisci nome e descrizione.
3. Allega il PDF.
4. Salva.

Per alcuni documenti può essere necessario richiedere una firma anziché una semplice accettazione tramite spunta. In questi casi puoi utilizzare la funzione di firma online approfondita in questo articolo.

Allegati

Nel modulo di iscrizione puoi richiedere il caricamento di allegati, come documento d'identità, certificato medico o altri documenti.

Per aggiungere un allegato richiesto, clicca su Aggiungi e inserisci il nome del documento da caricare.

Ecco un video che spiega la funzionalità:

Offerta nel modulo di iscrizione

Nel modulo di iscrizione le voci Catalogo, Eventi e Articoli non sono più gestite separatamente: sono state raccolte in un'unica sezione chiamata Offerta.

Dalla sezione, cliccando "componi offerta" puoi scegliere le attività da proporre nel modulo e, per ciascuna attività, selezionare i pacchetti, gli eventi o gli articoli che vuoi rendere disponibili ai tesserati durante la compilazione.

Nel modulo di iscrizione, l'offerta viene mostrata suddivisa per attività: il tesserato vede le attività disponibili e, per ciascuna, può scegliere i pacchetti che gli interessano.

Per configurare l'offerta di un modulo:

1. Apri il modulo di iscrizione.
2. Vai nella sezione Offerta > componi offerta.
3. Seleziona le attività da includere.
4. Per ogni attività, scegli quali pacchetti, eventi o articoli rendere disponibili.

Campi personalizzati

Sì, è possibile creare campi personalizzati da utilizzare nei moduli di iscrizione.

Puoi crearli in due modi:

• direttamente dal modulo di iscrizione;
• da Impostazioni > Configurazione dati.

1. Dal Modulo Iscrizione

Cliccando su Crea nuovo campo puoi aggiungere un nuovo dato da richiedere ai tesserati durante l'iscrizione, scegliendo se renderlo obbligatorio o facoltativo.

Nella sezione Configurazione puoi scegliere tra diverse tipologie di campo:

• Testo libero
• Menù a tendina
• Checkbox (Sì/No)
• Data
• Testo libero lungo
• Numero

Ad esempio, selezionando Menù a tendina puoi proporre diverse opzioni tra cui scegliere e, se necessario, consentire la selezione multipla.

Cliccando su Avanti puoi visualizzare un'anteprima del campo all'interno del modulo di iscrizione. L'anteprima è puramente illustrativa e non salva alcun dato nel gestionale.

Una volta completata la configurazione, clicca su Crea campo per salvarlo.

Dopo la creazione, il campo sarà disponibile nella sezione Dati richiesti > Dati personalizzati del modulo di iscrizione.

2. Attraverso le Impostazioni > Configurazione dati

In alternativa, puoi creare un campo personalizzato anche dalle impostazioni del gestionale.

Per farlo:

1. Clicca sull'icona del profilo.
2. Vai su Impostazioni > Configurazione dati.
3. Clicca su Crea nuovo campo.
4. Segui i passaggi di configurazione descritti sopra.

I campi personalizzati creati possono essere utilizzati anche nella tabella atleti per:

• filtrare le anagrafiche;
• ordinare i dati;
• esportare le informazioni in PDF o Excel, come per i campi standard.

Pagamenti tramite modulo di iscrizione

Se chi si iscrive o riconferma l'iscrizione deve anche pagare un acconto o la somma del corso, per farlo potrai aggiungere un pagamento obbligatorio o facoltativo dalla sezione "pagamenti".

• Se è obbligatorio, il tesserato sarà costretto a pagare per poterti confermare l'iscrizione. Attenzione, se il tesserato non effettua il pagamento richiesto, riceverai comunque la richiesta, con uno stato di "Pagamento non effettuato". In questo caso, potrai rifiutare la richiesta se lo desideri.
• Se è facoltativo, il tesserato potrà pagare in un secondo momento ed inviare l'iscrizione con solo i dati inseriti.

Per farlo dalla sezione "pagamenti" del modulo di iscrizione che stai configurando ti è sufficiente cliccare su "aggiungi", digitare importo e causale e salvare:

Quando approvi l'iscrizione, puoi controllare (nel caso di pagamento facoltativo) se il tesserato ha pagato o meno e approvarla o rifiutare la richiesta:

Come funzionano gli sconti nel modulo d'iscrizione

Lo sconto configurabile nel modulo d'iscrizione si applica esclusivamente ai prodotti: i prodotti sono gli eventi e gli articoli configurati all'interno del modulo.

Ad esempio, se nel modulo è presente un evento che rappresenta una settimana di camp estivo, lo sconto può essere applicato a quella settimana.

Come creare una regola di sconto

Uno sconto da solo non basta: per farlo applicare devi creare una regola di sconto, che stabilisce quando lo sconto scatta.

Per creare una regola:

1. Apri la sezione Offerta del modulo di iscrizione.
2. Clicca su Crea una nuova regola di sconto.
3. Configura Quando si attiva, Come la vede chi si iscrive e lo Sconto da applicare.

Puoi anche partire da una regola già pronta (ad esempio Sconto fratelli, Almeno due prodotti, Iscrizione anticipata) e personalizzarla, invece di crearne una da zero.

Quando si attiva lo sconto

Puoi scegliere tra tre condizioni di attivazione:

• Chi si iscrive lo dichiara: lo sconto si applica subito, sulla base di una dichiarazione fatta da chi compila il modulo. La verifica dell'informazione dichiarata resta a tua cura, in fase di approvazione della richiesta.

  Esempio: il tesserato dichiara di avere già un fratello iscritto e ottiene subito lo sconto "fratelli".

• Sceglie una certa quantità dall'offerta: lo sconto si attiva quando chi si iscrive seleziona almeno un certo numero di prodotti tra quelli proposti nell'Offerta.

  Esempio: lo sconto scatta se vengono selezionati almeno 2 pacchetti nella stessa selezione.

• Si iscrive entro una data: lo sconto si attiva solo se la richiesta viene inviata entro una data limite che imposti tu.

  Esempio: sconto "iscrizione anticipata" valido per chi si iscrive entro il 28/09/2026.

Come la vede chi si iscrive

Puoi aggiungere una descrizione che spiega la regola a chi compila il modulo (ad esempio le condizioni per ottenerla).

Se non inserisci una descrizione: chi si iscrive vedrà solo il nome della regola, senza ulteriori dettagli.

Se inserisci una descrizione: chi si iscrive potrà leggerla durante la compilazione, come spiegazione dello sconto.

Su cosa si applica lo sconto

Nelle Impostazioni avanzate della regola puoi scegliere anche su quali prodotti far scattare lo sconto:

• Tutto quello che viene scelto (consigliato): lo sconto si applica a tutti i prodotti selezionati da chi si iscrive, senza doverli indicare uno per uno.
• Solo cose che scegli tu: la regola scatta solo se, tra i prodotti selezionati, è presente almeno uno di quelli che hai indicato tu in fase di configurazione.

Funzionamento del modulo di iscrizione

Chi si sta iscrivendo: "Me stesso" o "Un'altra persona"

All'inizio della compilazione, il modulo di iscrizione chiede subito chi si sta iscrivendo. Le opzioni sono due:

• Me stesso: chi compila il modulo è la persona che si iscrive, ad esempio un atleta maggiorenne che si iscrive da solo.
• Un'altra persona: chi compila il modulo iscrive qualcun altro, ad esempio un genitore che iscrive il figlio.

Dopo questa scelta, il modulo determina l'età della persona che si iscrive dal codice fiscale. Se è minorenne, richiede i dati di almeno un genitore.

Ecco un video che spiega la funzionalità:

Gestione delle richieste di iscrizione

Quando un tesserato completa il modulo di iscrizione, riceverai una notifica sia nel gestionale sia via email.

• approvare la richiesta;
• modificare i dati inseriti;
• eliminare la richiesta;
• stampare il modulo.

Tutte le richieste rimangono consultabili all'interno del modulo di iscrizione.

Riconferma: iscrizione dei tesserati già esistenti

Se desideri raccogliere le iscrizioni di tesserati già presenti nel gestionale, puoi creare un modulo dedicato alle riconferme.

Per ogni modulo di iscrizione è possibile creare una versione separata per le riconferme, che ti permette di:

• richiedere solo i dati necessari;
• raccogliere consensi e documenti differenti;
• configurare pagamenti specifici.

Per creare un modulo di riconferma:

1. Apri il modulo di iscrizione principale.
2. Clicca su "Clicca qui per creare un modulo esclusivo".

Approvazione e rifiuto delle richieste

Quando gestisci una richiesta di iscrizione, puoi approvarla, rifiutarla o eliminarla.

In fase di approvazione puoi scegliere il gruppo in cui inserire il tesserato (atleta o membro dello staff) e, se previsto, associare quote e pagamenti in base alle configurazioni del modulo.

Se nel modulo è stata configurata un'Offerta, in questa fase puoi anche rivedere i pacchetti, gli eventi o gli articoli selezionati dal tesserato, aggiungendone di nuovi o rimuovendo quelli non necessari, prima di completare l'approvazione.

Dopo aver approvato l'iscrizione, puoi:

• inviare una notifica di conferma al tesserato;
• abilitare l'accesso all'App Golee, permettendogli di consultare e aggiornare i propri dati (vedi anche questo articolo a riguardo).

Le informazioni relative ai moduli approvati sono sempre consultabili in Anagrafica atleta > Moduli compilati, dove troverai la data di approvazione e tutti i dati inseriti durante la compilazione.

Se invece non desideri accettare la richiesta, puoi:

• Rifiutarla, inviando una comunicazione con la motivazione al tesserato o al genitore;
• Eliminarla, rimuovendola senza inviare alcuna comunicazione.

Gestione richieste incomplete

Se nel modulo di iscrizione viene impostato un costo obbligatorio, le richieste degli utenti che compilano il modulo ma non completano il pagamento verranno inserite automaticamente nella sezione “Incomplete”.

Da questa sezione è possibile gestire facilmente tutte le richieste non concluse.

Invio Sollecito Massivo

Puoi selezionare una o più richieste incomplete e inviare un promemoria ai tesserati, seguendo questi passaggi:

• seleziona le richieste
• clicca sull’icona della campanella
• invia la notifica di sollecito

Spostamento da approvare

Le richieste incomplete possono anche essere spostate manualmente nello stato “Da approvare”, senza inviare alcun sollecito.

Per farlo:

• seleziona una o più richieste incomplete
• clicca su “Sposta in da approvare”

Le richieste verranno:

• rimosse dalla lista delle incomplete
• inserite nella sezione “Da approvare”

Quando un tesserato compila e invia un modulo di iscrizione senza completare il pagamento, la richiesta viene comunque registrata e ricevi una notifica di avvenuta iscrizione.

Per ricevere correttamente queste notifiche, assicurati che nelle Impostazioni > Notifiche sia attiva la notifica "Richiesta d'iscrizione pagata".

Richiesta inviata senza pagamento

Se il tesserato invia il modulo ma non completa il pagamento, riceverai una notifica di richiesta di iscrizione.

In questa fase:

• i dati inseriti nel modulo sono già disponibili nel gestionale;
• l'iscrizione risulta ancora incompleta;
• il tesserato può accedere successivamente e completare il pagamento senza dover compilare nuovamente il modulo.

Richiesta completata con pagamento

Quando il tesserato completa anche il pagamento, riceverai una seconda notifica che conferma il completamento dell'intera procedura di iscrizione.

In questa fase:

• la richiesta non è più considerata incompleta;
• il pagamento risulta registrato correttamente;

Modifica del link del modulo

1. Per modificare il link del modulo di iscrizione:
   1. Apri il modulo e accedi alla sezione Panoramica.
   2. Nella sezione Link del modulo, clicca su Modifica.
2. Da qui puoi:
   • modificare solo la parte finale del link;
   • modificare l'intero link cliccando su Modifica link completo.

Capacità del modulo (numero massimo di iscrizioni)

La capacità del modulo consente di limitare il numero di iscrizioni che possono essere approvate.

Ad esempio, impostando una capacità di 10 iscrizioni, potrai approvare al massimo 10 richieste.

Il conteggio considera esclusivamente le richieste approvate. Nella panoramica del modulo puoi visualizzare in ogni momento lo stato delle iscrizioni, ad esempio:

• 4/10 = 4 richieste approvate su 10 posti disponibili.

Raggiungimento della capacità massima

• Quando viene raggiunto il limite impostato (ad esempio 10/10), le nuove richieste non possono essere approvate e vengono automaticamente inserite nello stato In attesa.

  Per approvare nuove richieste puoi:

  • aumentare la capacità del modulo;
  • liberare posti rimuovendo o rifiutando una richiesta già approvata.

Chiusura del modulo: impostare una scadenza

Dalla sezione Stato puoi decidere fino a quando il modulo resterà compilabile.

Puoi scegliere tra due opzioni:

• Chiudi ora: blocca subito le iscrizioni e rende il modulo non più compilabile.
• Imposta scadenza: ti permette di scegliere una data e un orario di chiusura automatica.

Fino alla scadenza impostata, il modulo resterà aperto. Una volta raggiunta la data e l'ora indicate, il modulo passerà automaticamente allo stato Chiuso e non accetterà nuove richieste.

Lingue disponibili per il modulo

Durante la compilazione del modulo, i tesserati possono selezionare una lingua diversa utilizzando il menu disponibile in alto a destra.

Stampa della scheda di iscrizione

Puoi visualizzare e stampare un riepilogo dell'iscrizione contenente i dati inseriti e i consensi accettati dal tesserato.

Per stampare una richiesta ricevuta:

1. Clicca sui tre puntini accanto alla richiesta.
2. Seleziona Stampa.

Puoi inoltre accedere allo stesso riepilogo anche dopo l'approvazione dell'iscrizione:

1. Apri l'anagrafica del tesserato.
2. Vai su Documenti > Moduli compilati.
3. Clicca sull'icona Stampa.

Differenze tra modulo cartaceo e modulo di iscrizione online

Il modulo di iscrizione online può sostituire del tutto il modulo cartaceo: raccoglie dati anagrafici, consensi, documenti e pagamenti direttamente nel gestionale, riducendo gli errori e il lavoro della segreteria.

Rispetto al modulo cartaceo, con il modulo online:

Condivisione: lo condividi con un link o tramite QR code, senza stampare o distribuire copie.

Compilazione: il tesserato lo compila da smartphone, tablet o computer.

Documenti: il tesserato carica gli allegati (certificato medico, documento d'identità) direttamente nel modulo.

Pagamento: il tesserato può pagare durante la compilazione.

Consensi e firma: consensi e firma vengono registrati e restano tracciati nel sistema.

Modifiche: puoi cambiare i campi richiesti in qualsiasi momento, senza ristampare nulla.

Riconferme: nelle stagioni successive i dati già inseriti vengono riproposti e il tesserato aggiorna solo ciò che è cambiato.

Moduli per prove e pre-iscrizioni

Puoi usare i moduli di iscrizione anche per raccogliere richieste di prova o pre-iscrizioni. Nel gestionale non esistono stati dedicati come "In prova" o "Pre-iscritto": ogni richiesta approvata registra la persona come tesserato della tua organizzazione. Per distinguere queste persone dagli altri tesserati, inseriscile in un gruppo dedicato.

Come configurarlo

1. Crea un gruppo dedicato, ad esempio "Prova" o "Pre-iscrizioni".
2. Nel modulo, clicca sulle impostazioni ⚙️ accanto alla voce Gruppi, seleziona solo quel gruppo e rendi obbligatoria la scelta. Così tutti quelli che compilano il modulo finiscono automaticamente nel gruppo.

Richieste di prova

Quando crei un nuovo modulo puoi scegliere il modulo di prova, che richiede solo i dati essenziali per creare l'anagrafica. Se l'atleta si iscrive definitivamente, spostalo nel gruppo corretto. Se invece non prosegue, archivia la sua anagrafica.

Pre-iscrizioni

Non serve creare una nuova stagione per gestire le pre-iscrizioni: mantieni aperta quella attuale. Se chiedi un acconto, aggiungi al modulo un pagamento o una tariffa dedicata con una causale chiara. Quando lavorerai sulla nuova stagione, potrai confermare i tesserati nei gruppi.

Firma a fine modulo

Tra le Altre impostazioni del modulo, come ultima voce in basso, puoi attivare la richiesta di una firma digitale a fine iscrizione.

Una volta attivata, la firma diventa obbligatoria: il tesserato (o il genitore, per i minorenni) dovrà firmare digitalmente prima di poter inviare la richiesta di iscrizione.

Per attivarla vai in: Moduli di Iscrizione → [nome modulo] → Altre impostazioni, in fondo alla sezione, per attivare la richiesta di firma digitale a fine compilazione.

Potrebbe servirti anche:

Come inserire i tesserati importando un file Excel o CSV

Come attivare l'accesso in APP ai tesserati

Come inserire i tesserati con il file LND (Solo società affiliate FIGC)

Come inserire i tesserati singolarmente e calcolare il codice fiscale

Utilizzare il modulo di iscrizione per gestire camp estivi, open day o altre attività