Inserimento dei tesserati con import di file Excel (xlxs o csv)

In questo articolo:

Come importare atleti con un file Excel (xlxs o csv)

Quali dati posso importare con Excel in Golee?

Come impostare il file per l'importazione

Come importare staff (dirigenti o tecnici) con un file Excel

Cosa succede se importo un'anagrafica già presente in Golee?

Come funziona l’importazione con Excel?

L’import con Excel ti consente di inserire nel gestionale più atleti contemporaneamente copiandone le informazioni da un file Excel del tuo computer.

Per iniziare un’import ti basterà seguire questi passaggi:

Vai nell’area tesserati e nella sezione Atleti. Clicca sul pulsante Importa e poi su Avanti in corrispondenza di “Importa file excel o csv”.

A questo punto Golee ti dà due possibilità:

1) Puoi importare un qualsiasi file Excel o CSV dal tuo computer

2) Puoi scaricare il nostro template, riempirlo di dati, salvarlo nel tuo computer ed importarlo.

Quali dati posso importare con Excel su Golee?

Possono essere importati con Excel nel gestionale:

Anagrafiche di Atleti (tesserati)
Anagrafiche di "Staff" tecnici e dirigenti (tesserati)

Non possono essere importati con Excel nel gestionale:

Soci sul libro soci (puoi però importarli nei tesserati in un gruppo "soci" e passarli tutti contemporaneamente);
Movimenti di entrate / uscite, abbonamenti o estratti conto bancari (dovrai quindi procedere impostando tariffe e incassando pagamenti);
Account di collaboratori;
Anagrafiche di Fornitori e Clienti;

Come deve essere impostato il file Excel / CSV per poterlo importare?

Che tu stia importando il file di Golee o un tuo file, è importante che questo rispetti le seguenti regole:

1) Deve contenere il Nome e Cognome dei tesserati separati in due colonne, oltre che il Codice Fiscale. Questi tre dati, infatti, sono gli unici obbligatori per poter completare la procedura.

2) Il file deve essere così composto: nella riga 1 va scritta la categoria del dato che si sta importando (Es. Nome, Cognome) e sotto vanno elencati in colonna tutti i riferimenti di quel dato (Es. Nome → Mario, Luca, ...).

Formati accettati

Sono accettati i classici formati Excel (.xls .xml .xlt) o .csv . Non sono accettati file word, pdf o di versioni di excel antecedenti al 2007.

Quali dati posso importare con Excel?

Buono a sapersi! 💡

Città di nascita, data di nascita, sesso e nazionalità dell'atleta verranno calcolati in automatico dal codice fiscale. Non è necessario inserire questi campi nel tuo file di import!

Nel nostro template puoi vedere tutti i dati che il gestionale riconosce e che possono essere importati in un singolo file. Sono:

1) Dati dell’atleta obbligatori: Nome*, Cognome*, Codice Fiscale*

2) Dati dell’atleta facoltativi: N° di matricola/tessera, città di residenza, indirizzo, numero civico, CAP, data di scadenza della visita medica, email di contatto, telefono di contatto, N° documento di identità, data di tesseramento.

3) Dati del genitore (facoltativi): Nome, cognome, telefono, email, codice fiscale (di n° 2 genitori)

Il dato della squadra, categoria o gruppo lo assegnate dopo aver importato, in base ai gruppi inseriti nel gestionale dalla sezione squadre.

Dopo che ho caricato il file, come completo l’importazione?

Se hai caricato il nostro modello di esempio, i campi verranno automaticamente associati alla corrispondenza in Golee. Se hai inserito un tuo file dovrai collegare la riga 1, contente le categorie di import, alla relativa corrispondenza in Golee. La colonna centrale (con le prime righe), ti aiuterà a capire quale dato è presente in quel caso.

esempio: La riga 1 colonna 1 ha “ Nome ” e sotto, nella seconda riga c’è “ Mario ”, la corrispondenza a Golee sarà il Nome .

NB: Non è necessario collegare tutti i dati, potrai aggiornarli in un secondo momento con una nuova importazione.

Terminato questo passaggio e associati tutti i campi, clicca su "Avanti" in basso a destra.

Come ultimo passaggio potrai decidere se importarli in un gruppo o in più di uno. Se hai tanti atleti, ti consigliamo di associarli ad un gruppo unico e modificarlo in un secondo momento.

Dopo aver terminato la procedura, un report ti mostrerà gli atleti inseriti correttamente o meno. Il nostro gestionale fa controlli sulla veridicità di alcuni dati e non importa gli atleti se sono sbagliati ( dandoti la motivazione di fianco al nome):

Se ho già inserito un’atleta, posso fare un nuovo import per aggiornare i dati mancanti?

Si, puoi utilizzare l’import per aggiornare i dati di un’atleta già inserito, il gestionale unisce le informazioni tramite un controllo sul codice fiscale. Quindi, invece che creare un'anagrafica duplicata, la aggiornerà. Tutti i dati già presenti nell’atleta e non presenti sul file rimarranno tali. Al contrario, tutti i dati non presenti nell’atleta ma presenti sul file verranno aggiornati.

Importa staff (tecnici, dirigenti) con Excel:

Anche le figure di staff possono essere importate con Excel. La procedura è la medesima, dovrete prima scegliere in quali delle due aree importarli:

Dirigenti
Tecnici

E poi procedere con la procedura di importazione descritta sopra. L'unica differenza è il template, che non prevede l'inserimento dei genitori. Puoi scaricare il modello di importazione staff cliccando qui.

Cosa succede se importo un'anagrafica già presente in Golee?

Nel caso venga importata un'anagrafica di un'atleta, dirigente o tecnico, Golee è in grado di riconoscere il tesserato e unire i dati a quelli già presenti, evitando la creazione di anagrafiche ridondanti.

IMPORTANTE: È bene far presente che se l'importazione più recente include dati già presenti, quelli più recenti andranno a sovrascrivere i più datati (es. nuovo indirizzo di residenza, nuovo numero di telefono).

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