Scheda tesserati (atleta e staff) -> Pagamenti in entrata (quote..)

In questo articolo:

Come inserire un pagamento previsto

Come aggiungere un nuovo pagamento

Come incassare un pagamento previsto

Come modificare un pagamento presente (quota personalizzata)

Come faccio se un tesserato paga un importo superiore alla quota prevista?

Come sollecitare un mancato pagamento al tesserato

Come generare la ricevuta di pagamento

Come gestire uscite verso l’atleta (es. stipendi, rimborsi spesa, …)

Questa funzionalità è inclusa nella versione PLUS e PREMIUM del programma

Dalla sezione Pagamenti nella scheda di ogni atleta è possibile gestire gli incassi della sua quota di iscrizione oltre che altre entrate / uscite (es. kit o rimborsi):

Come gestire i pagamenti previsti

La prima cosa che consigliamo di fare è l'impostazione delle configurazioni di pagamento, che ti consentono di associare a più atleti contemporaneamente o ad un intero gruppo.

Una volta che hai impostato i pagamenti ricorrenti e che li hai associati ai tesserati, ognuno avrà un totale da incassare, facilmente riconoscibile in tabella perché di colore rosso.

Dalla sezioni “ Pagamenti” di ogni atleta avrai la possibilità di:

1) Aggiungere un nuovo pagamento

2) Incassare un pagamento presente

3) Modificare un pagamento presente

Come aggiungere un nuovo pagamento ad un atleta

Il totale che un atleta deve corrispondere è dato dalla somma dei pagamenti legati a quell’atleta. È quindi importante capire che ogni pagamento aggiunto, aumenterà anche il totale dovuto.

Presupponiamo che l’atleta abbiamo un totale da corrispondere di 360 €. L’aggiunta di pagamento è utile solo se questo totale deve aumentare rispetto a quanto dovuto.

Per aggiungere un nuovo pagamento è sufficiente cliccare su “ Aggiungi” ed impostare se è già stato incassato o meno (impostando una data prevista di incasso, che può mandare sia alla società che al tesserato una notifica a ridosso della scadenza).

Come incassare un pagamento previsto

Presupponiamo che l’atleta abbia un totale dovuto di 200€, dato da 1 pagamento non incassato di 200€. Se il tesserato paga uno dei due pagamenti, è sufficiente cliccare sul "incassa" della rata fino a quel momenti non incassata ed impostarla come incassata, specificando il metodo e la data di pagamento:

Il bottone "parz." invece ti serve quando un atleta corrisponde solo una parte della rata prevista, quindi prendendo l'immagine sopra, se pagasse solo 100€ dei 200, puoi cliccare su "parz", impostare che ha pagato 100. In automatico il gestionale creerà una rata per la differenza:

Buono a sapersi 💡

Quando incassi la quota il gestionale ti suggerisce la data di oggi ed il metodo di pagamento che utilizzi di più, ma puoi sempre modificarli.

La causale, il metodo di pagamento e la data di incasso (oltre che tutti i dati di genitore ed atleta) appaiono anche nella ricevuta se la generi.

L’incasso di una rata pagata modificherà l’importo da pagare dell’atleta con la differenza tra totale e rata. Se la rata non coincide con il totale ( es. ho incassato 50€ su 350€) in tabella avrò un parziale incassato evidenziato in giallo:

Non appena il totale delle rate coincide con il totale da pagare, la quota verrà segnata come saldata, sia in tabella che nel suo profilo finanziario:

Se il ragazzo non ha pagamenti previsti, in tabella sarà con stato “ non impostata”:

L’utilizzo dei filtri in tabella ti dà sempre la possibilità di avere report su chi ha già saldato, deve ancora saldare o non ha la quota prevista.

Come modificare un pagamento presente (quota personalizzata)

Sempre partendo dal presupposto che il totale dei pagamenti corrisponde al totale dovuto dall’atleta che hai impostato dalla configurazione finanziaria, se un tesserato ha una quota diversa rispetto a quella impostata per la squadra, sarà sufficiente modificare uno o più pagamenti per far tornare il totale alla cifra corretta:

Come faccio se un tesserato paga un importo superiore alla quota prevista?

Esempio: Luisa deve pagare 300 € di quota annuale, ma fa un bonifico di 350 €.

In questo caso, è sufficiente assicurarsi innanzitutto di incassare l'intero importo pagato dal tesserato. Questo significa che la quota prevista va modificata entrando su Scheda Atleta > Pagamento > Modifica e aggiornare l'importo. Infine fare clic su Incassa.

Buono a sapersi 💡

Può essere utile, al fine di mantenere un maggiore ordine, variare la causale per tenere traccia che il pagamento non riflette la quota iscrizione classica.

IMPORTANTE: Se il pagamento è necessario che rientri nella documentazione per il 730, accertarsi che la causale assegnata alla quota sia Non Detraibile.

A questo punto è sufficiente, sempre dall'area Pagamenti della Scheda Atleta, andare su Uscite > Aggiungi e impostare un movimento in uscita per la differenza, ovvero il rimborso dovuto, che sarà pari all'importo extra pagato dal tesserato.

Come sollecitare un mancato pagamento al tesserato

Se hai creato una rata di pagamento non incassata, potrai sollecitare il tesserato con una mail personalizzata. Per farlo ti basta cliccare sulla piccola campanella di fianco alla rata:

Solo le rate non incassate con data prevista potranno essere sollecitate. Potrai successivamente personalizzare il messaggio, cliccare su “ invia email” e scegliere l’indirizzo a cui inviarlo (o scriverne uno nuovo e procedere).

Buono a sapersi 💡

l’email arriverà all'atleta o al genitore dall’indirizzo avvisi@golee.it. Se il tesserato risponde al sollecito, riceverai il messaggio di risposta alla mail di accesso del tuo gestionale.

Come generare la ricevuta di pagamento o la fattura

Spiegato in dettaglio in questo articolo

Una volta che hai incassato un pagamento, di fianco ad esso potrai cliccare sul tasto "genera" per creare il documento di ricevuta fiscale o di fattura:

Come gestire uscite verso l’atleta (es. stipendi, rimborsi spesa, …)

Spiegato in dettaglio in questo articolo

Se devi registrare uscite per pagamenti verso l’atleta puoi farlo sempre dalla sezione “Pagamenti”, aggiungendo una nuova voce nella sottosezione “Uscite”. Potrai dire se è già pagata, inserire la causale, il metodo e la data di pagamento (o di previsto pagamento):

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