Dalla sezione pagamenti nella scheda di ogni atleta è possibile gestire gli incassi della sua quota di iscrizione oltre che altre entrate / uscite (es. kit o rimborsi):
Una volta che hai impostato i pagamenti ricorrenti e che li hai associati ai tesserati, ognuno avrà un
totale da incassare, facilmente riconoscibile in tabella perché di colore rosso.
Dalla sezioni “
pagamenti” di ogni atleta avrai la possibilità di:
1)
Aggiungere un nuovo pagamento (incassato o non)
2)
Incassare un pagamento presente
3)
Modificare un pagamento presente
Come aggiungere un nuovo pagamento ad un atleta
Il
totale che un atleta deve corrispondere è dato dalla somma dei pagamenti legati a quell’atleta. è quindi importante capire che ogni pagamento aggiunto, aumenterà anche il totale dovuto:
Presupponiamo che l’atleta abbiamo un totale da corrispondere di
400€.
L’aggiunta di pagamento è utile solo se questo totale deve aumentare rispetto a quanto dovuto.
Per aggiungere un nuovo pagamento è sufficiente cliccare su “
aggiungi” ed impostare se è già stato incassato o se ancora lo devi ancora incassare (impostando una
data prevista di incasso, che può mandare a te e a lui una notifica a ridosso della scadenza):
Come incassare un pagamento previsto
Presupponiamo che l’atleta abbia un totale dovuto di
200€, dato da 1 pagamento non incassato di
200€. Se il tesserato paga uno dei due pagamenti, è sufficiente cliccare sul "incassa" rata non incassata ed impostarla come incassata,
specificando il metodo e la data di pagamento:
Il bottone "parz." invece ti serve quando un atleta corrisponde solo una parte della rata prevista, quindi prendendo l'immagine sopra, se pagasse solo 100€ dei 200, puoi cliccare su "parz", impostare che ha pagato 100. In automatico il gestionale creerà una rata per la differenza:
Buono a sapersi 💡
Quando incassi la quota il gestionale ti suggerisce la data di oggi ed il metodo di pagamento che utilizzi di più, ma puoi sempre modificarli.
La
causale, il
metodo di pagamento e la
data di incasso (oltre che tutti i dati di genitore ed atleta) appaiono anche nella
ricevuta se la generi.
L’incasso di una rata pagata modificherà
l’importo da pagare dell’atleta con la differenza tra totale e rata. Se la rata non coincide con il totale (
es. ho incassato 50€ su 350€) in tabella avrò un parziale incassato evidenziato in
giallo:
Non appena il totale delle rate coincide con il totale da pagare, la quota verrà segnata come
saldata, sia in tabella che nel suo profilo finanziario:
Se il ragazzo non ha pagamenti previsti, in tabella sarà con stato “
non impostata”:
L’utilizzo dei filtri in tabella ti dà sempre la possibilità di avere
report su chi ha già saldato, deve ancora saldare o non ha la quota prevista.
Come modificare un pagamento presente (quota personalizzata)
Sempre partendo dal presupposto che
il totale dei pagamenti corrisponde al totale dovuto dall’atleta che hai impostato dalla configurazione finanziaria, se un tesserato ha una quota diversa rispetto a quella impostata per la squadra, sarà sufficiente modificare uno o più pagamenti per far tornare il totale alla cifra corretta:
Come sollecitare un mancato pagamento al tesserato
Se hai creato una rata di pagamento non incassata, potrai sollecitare il tesserato con una mail personalizzata. Per farlo ti basta cliccare sulla
piccola campanella di fianco alla rata:
Solo le rate non incassate con data prevista potranno essere sollecitate. Potrai successivamente
personalizzare il messaggio, cliccare su “
invia email” e scegliere l’indirizzo a cui inviarlo (o scriverne uno nuovo e procedere).
Buono a sapersi 💡
l’email arriverà all'atleta o al genitore dall’indirizzo
avvisi@golee.it. Se il tesserato risponde al sollecito, riceverai il messaggio di risposta alla mail di accesso del tuo gestionale.
Come generare la ricevuta di pagamento o la fattura
Una volta che hai incassato un pagamento, di fianco ad esso potrai cliccare sul tasto "genera" per creare il documento di ricevuta fiscale o di fattura:
Come gestire uscite verso l’atleta (es. stipendi, rimborsi spesa, …)
Se devi registrare uscite per pagamenti verso l’atleta puoi farlo sempre dalla sezione “pagamenti”, aggiungendo una nuova voce nella sottosezione “uscite”. Potrai dire se è già pagata, inserire la causale, il metodo e la data di pagamento (o di previsto pagamento):
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